Unidad V. Proveedores. Ambientacion de eventos

AMBIENTACION DE EVENTOS

El objetivo de una ambientación principalmente es hacer más acogedora y agradable la estancia del invitado en un evento, ofreciéndole más comodidad y confort.

Día a día la ambientación evoluciona marcando nuevas tendencias y es por o cual debemos estar actualizados y generar nuevas ideas para que cada evento sea particularmente especial.

En el caso de eventos con fines comerciales, informativos o políticos, utilizamos la ambientación  como una herramienta de marketing directo, apoyando y reforzando el fin del mismo.

Puntos a tener en cuenta para lograr una ambientación  correcta:

Para lograr una ambientación exitosa  (la consideramos exitosa cuando se logra cumplir con el objetivo por el cual se realiza el evento) y antes de tomar alguna determinación en cuanto a estilo o concepto de la ambientación, deberíamos informarnos de ciertos puntos indispensables. Para ello deberíamos tener un fluido contacto con el organizador del evento, quien es el que nos dará toda la información necesaria acerca del mismo.

1. Conocer e identificar el tipo de evento que tenemos que ambientar.

• Social
• Empresarial
• Deportivo
• Político etc.

2. Tomar conocimiento de su objetivo final, si es de carácter:

• Informativo
• Promocional
• Comercial
• Festivo, etc.

3. Conocer a la perfección el lugar en cual se desarrollara el evento, hacer reconocimiento del espacio y su infraestructura (dimensiones,  instalaciones, recubrimientos de pisos, techos, muros, posibilidades y limitaciones para aplicar elementos decorativos, luces, equipamiento, etc.)

 4. Conocer íntegramente el layout del evento:

a)   Cantidad de invitados o convocados y personal de servicio de todos los rubros intervinientes, este último es importante para tener en cuenta que cantidad de personas circularan durante el evento y de esta manera los espacios de circulación deberán ser ajustados al mismo.

b)   Cantidad y tipo de rubros intervinientes en cada área.

c)   Actividades que se realizaran y horario de cada una (comida, cocktail, discurso, música, shows, etc.)

d)   Conocer la imagen y perfil que se esta manejando para el evento, grafica, publicidad (si la hubiera). En este punto el ambientador cumple un papel importantísimo ya que es el responsable transmitir y enfatizar una misma lectura a través de la ambientación.

Proyecto y Desarrollo de la ambientación:

 En primer lugar debemos desarrollar un proyecto teniendo en cuenta toda la información correspondiente del evento, que luego tendremos que manifestarla a través de los recursos de ambientación.

Hay dos pasos a tener en cuenta para el desarrollo de un proyecto de ambientación, estos son: Sectorización del espacio y Definición del concepto.

 1. Sectorización del espacio: 

Para comenzar a proyectar debemos sectorizar y demarcar el espacio que estará destinado para el evento, ya sea interior y/o exterior, si este existiera. Esta sectorización estará determinada por el tipo de actividades y dinámica de las mismas, que se realizaran durante el evento.

En cuanto al recorrido que deberán atravesar los invitados, existe uno básico que es fundamental para ir recibiendo a los invitados o convocados de una manera ordenada y de esta forma podemos ir sorprendiéndolo de forma gradual con la ambientación. Este recorrido, en un evento tradicional, seria el siguiente: Estacionamiento, que puede o no, ambientarse con iluminación y sonido, a partir de ahí nos dirigimos hacia la entrada, que es un sector muy importante ya que podemos ofrecer la primera información del concepto elegido para el evento, luego de la entrada deberíamos pasar directamente al área dispuesta como recepción, evitando pasar por otro espacio ambientado y revelar de esta manera un lugar antes de tiempo, como puede ser el área de comida o fiesta. En este sector de recepción  puede utilizarse juegos de living, u otros tipos de asientos, para un pequeño porcentaje de invitados, arreglos altos para las mesas de recepción, mantelería y accesorios acorde al la temática utilizada, iluminación general para el espacio y puntual para detalles, elementos o texturas a resaltar, sonido o música en vivo. Luego pasaríamos al espacio dispuesto para el banquete donde nos encontraríamos con una ambientación que siga los patrones hasta ahora utilizados para el evento. En este sector estarían ubicadas las mesas, que pueden ser cuadradas, redondas o combinarlas entre si para lograr un ritmo menos monótono si lo deseáramos, en estos casos decoraríamos las mesas, con mantelería, arreglos  de flores y/o velas, accesorios adicionales según el tipo de eventos, por ej. Detalle suvenir para invitados, menú impreso, detalle para servilleta,  también pueden agregarse detalles en las sillas.

Otra tendencia hoy en día es servir el banquete en juegos de living, generando un espacio más informal y distendido.

En este espacio es fundamental hacer una detallada distribución y ubicación de mesas y muebles para dejar los espacios adecuados de circulación para el personal del servicio de catering.

En el caso de que el salón fuese muy grande y quisiéramos romper con la monotonía que imponen las mesas, un buen recurso es utilizar elementos decorativos más altos e intercalarlos entre las mesas generando un ritmo más rico y menos monótono.

La iluminación es ente espacio es importantísima, dependiendo del tipo de evento, podemos tener una iluminación perimetral y suave para generar una atmosfera cálida a la hora de la entrada al salón y una iluminación un poco mas intensa y puntual que seria encendida de manera progresiva a la hora de servir el banquete.

 2. Definición del concepto:

Para lograr una buena ambientación en un lugar que tendrá distintos espacios o estancias, necesitamos definir un hilo conductor, en base al cual todas las ambientaciones del lugar se unan en un mismo concepto, esto no quiere decir que debemos utilizar los mismos recursos en todos los ambientes ya que se tornaría aburrida y monótona, por ej. Podemos utilizar como hilo conductor un tema y representarlo en distintos colores o podemos utilizar los mismos colores pero en diferentes elementos.

A través de la ambientación podemos representar un manojo de sensaciones y efectos innumerables tales como, elegancia, sofisticación, seguridad, tranquilidad, euforia, confianza, formalidad, relajación, solidez, amor, inocencia, romanticismo, transparencia, alegría, confort… entre muchas más.

Para lograr una ambientación completa, no solo debemos satisfacer el sentido de la vista del ser humano sino, también tener en cuenta el sentido del olfato, el tacto y el oído, ya que todos juntos juegan un papel fundamental en la percepción del ser humano, unificando las partes como un todo y logrando una percepción mas completa.

Es por esto mismo que resulta muy importante conocer el tipo de evento que debemos ambientar, y la sensación que deseamos transmitir. Para este fin nos valemos de los de los recursos o herramientas que tenemos disponibles para tal fin.

Recursos o herramientas del la ambientación:

Estos recursos deben jugar de la mano entre si para lograr el objetivo deseado. Estos son el color, las formas, las texturas, la iluminación, las flores, accesorios, equipamiento, el aroma y el sonido.

Por ejemplo si queremos representar un espacio elegante, clásico, refinado y sereno; deberíamos usar materiales de finas terminaciones, colores en armonía, formas clásicas, texturas homogéneas, iluminación suave, arreglo de flores que no contrasten con el ambiente, sonidos suaves y armónicos…etc. y así para todos los tipos de conceptos que queramos lograr.

Las herramientas o recursos básicos para la ambientación son los siguientes:

       Color: Muchas veces el color  que utilizaremos para el evento viene implícitamente definido en cada evento y nos valdremos de el para desarrollar nuestro concepto, como por ej. puede ser el color preferido de una novia o el color de la imagen grafica de una empresa, y otras veces el color tiene que ser estudiado y sugerido por nosotros como en el caso del que mejor combina o resalta en el espacio que vamos a ambientar, el color que represente el carácter del evento, etc. Mas adelante hablaremos específicamente de la teoría del color, sus cualidades y sus efectos directos sobre nuestras sensaciones.

       Forma: Las formas de los elementos  y la distribución de los mismos sugiriendo formas, también juegan un papel importante a la hora de utilizarlas en un evento, a través de ellas podemos generar espacios dinámicos o estáticos, divertidos, serios o psicodélicos, etc.

       Textura: Las texturas acompañan a las formas, y pueden resultar muy agradables y enriquecedoras y aun mas si las ilumináramos de una manera en la cual resaltáramos sus cualidades, por ej. paredes de piedra, caminos de ripio, elementos decorativos con texturas propias, etc.

       Iluminación artificial: Este recurso es de suma importancia dado que tiene la capacidad de resaltar, enriqueciendo aun más una ambientación o anularla por completo, por lo cual todo nuestro esfuerzo quedaría totalmente en la nada. Es una herramienta  que debemos utilizarla muy cuidadosamente y aprovechar sus cualidades en un 100%. Hay una gran variedad de artefactos, de los cuales debemos conocer las propiedades de cada uno para usarlos adecuadamente según las necesidades que tengamos. Los hay para iluminar pequeños detalles, para generar iluminaciones escenográficas, móviles y  hasta para generar una atmósfera en un gran espacio.  

       Flores: Estas cumplen un papel muy importante en la ambientación, son muy codiciadas y seguramente no faltaran en la mayoría de los eventos. Las hay en grandes variedades tanto  de formas como tamaños y colores, podemos hacer uso de ellas de diferentes maneras logrando arreglos en diversas escalas y combinadas con otros elementos  como velas, elementos decorativos, follaje, recipientes en diversos materiales y formas, piedras, y en conjunto podremos lograr diseños originales y distinguidos y buscar generar un concepto especial y personal para cada evento.

       Accesorios: Los accesorios decorativos son necesarios para terminar de completar una ambientación, con ellos enfatizamos el carácter o concepto de las ambientaciones, por ejemplo las velas, candelabros, esculturas, biombos, tabiques, telas, faroles, almohadones, alfombras, móviles… etc. En este punto podemos hacer referencia a las escalas. Muchas veces no es necesario poner una gran cantidad de accesorios para lograr definir un concepto, sino que manejando una escala superior podemos lograrlo. Por ej. Podemos poner un gran accesorio o grupo de ellos en una escala superior o dispuesto en un lugar con más altura donde por si solo la composición genera un foco de atención muy importante y de esta manera no debemos recurrir a la colocación de varios pequeños accesorios, que con la llegada de los invitados quedan todos semi-escondidos entre ellos. 

       Equipamiento: Hoy hay en el mercado  una gran variedad de mobiliario disponible para eventos. Los cuales se adaptan a cada circunstancia y temática. Barras temáticas, juego de living con distintos diseños y estilos, mesas altas de bar con bancos, muebles de apoyo, camastros, etc. Con este recurso podemos demarcar en cada estancia una dinámica diferente.

       Aroma y sonido: Dos recursos que pueden ser  utilizados para enfatizar una ambientación determinada o bien pueden utilizarse para generar una primera sensación cuando se entra en un espacio determinado. Por ej. en una ambientación  temática donde se representa la selva. Podría ponerse de fondo sonidos de animales en la selva y aromatizantes acorde al tema.

 

 EVENTOS TEMATICOS

Para el desarrollo de un evento temático, prácticamente seguimos los lineamientos de un evento convencional como estuvimos viendo anteriormente.

El objetivo de una ambientación temática es transportar al agasajado a un ámbito no convencional, distinto, original, atractivo, lleno de detalles y magia.

Los recursos utilizados serian los mismos, y el hilo conductor no seria otro más que el Tema elegido para desarrollar la ambientación temática.

En primera instancia deberíamos seleccionar un tema, luego pasaríamos a estudiar las características principales del mismo, para poder representarlo correctamente y llegar a transmitir el concepto, por ej. para una fiesta Mexicana,  debemos tener en cuenta que sus colores dominantes son el fucsia, amarillo, anaranjado, azul francia, verde cata…, sus flores tradicionales las calas y los girasoles, sus artesanías autóctonas la cerámica pintada, la madera tallada, las mantas a tejidas a telar…su fruta mas representativa la sandia, sus vestimentas blancas y bordadas en vivos colores y así conocer cada uno de las características que pudieran ser útiles para logra reproducir un buena fiesta temática.

También es fundamental para completar una ambientación temática transmitir el mismo concepto a través por ej. de las graficas de las invitaciones y de las botellas de vino, en las copas, también hacer comidas típicas, utilizar vestuario típico o accesorios para el personal de servicio, los shows también deberían ser alusivos al tema y no debemos dejar de lado en caso de una fiesta el cotillón temático y del suvenir si lo hubiera.

Con esto queremos decir que no podemos dejar al azar ningún detalle para que nuestro evento temático sea un éxito.

 

Se adjuntan archivos con fotografias y teoría de los colores ambientacion, arreglos florales y souvenirs Teoria del color

Categoría : Organización de Eventos