Algunas reglas de ceremonial

Ubicación banderas: La bandera nacional nunca cede la derecha. Cuando hay una bandera de empresa o institución no oficial deberá colocarse a la izquierda.

Todas las banderas deberán ser del mismo tamaño, excepto la nacional podría ser mas grande.

Invitados en la mesa: el orden jerárquico se da de adentro hacia fuera y de adelante hacia atrás. La persona de mayor jerarquía ocupa el centro de la mesa y comenzando por la derecha se sientan en orden jerárquico.

Orden de oradores: el orden de oradores es inverso a todas las demás acciones. Siempre comienza el de menor jerarquía y finaliza el de mayor jerarquía.

Envío de invitaciones: para una boda deberán enviarse con una anticipación mínima de 15 días y máxima de 35 días. Para otro tipo de reuniones entre 15 y 20 días. En los casos que necesitemos conocer la cantidad exacta de asistentes deberá colocarse RSVP (répondez, s´il vous plait). Deberán contener los siguientes datos: dónde se realiza, qué se realiza, quién invita, cuándo se realiza y por qué.

Trato en reuniones: nunca deberá tener trato familiar en reuniones empresariales y formales, ni llamar por el sobrenombre o  con adjetivos a la persona. Tampoco es correcto tocar a la persona cuya jerarquía es mayor a la nuestra, besarla o tomarla del brazo, si  no es ella quién toma la iniciativa.

Colocación de cubiertos: los cubiertos se colocarán de afuera hacia adentro. Es decir afuera lo que se servirá primero, entrada, luego los cubiertos de principal y arriba los de postre.

Ceremonial social

Imagen personal

Conjunto de rasgos interiores como exteriores que se convierten en una especie de tarjeta de presentación del individuo.

Para lograr una buena imagen debemos cuidar:

–          la higiene: bañarse diariamente, usar desodorante, lavarse el cabello, los hombres rasurarse a diario, mantener uñas limpias y en perfecto estado y cepillarse los dientes después de cada comida.

–          El lenguaje corporal: debemos prestar máxima atención a los rasgos gestuales ya que por mínimos que sean revelan nuestra naturaleza.

El estar y moverse: sentarse con la espalda recta, apoyada sobre el respaldo y ocupando toda la base del asiento. Mujeres con las piernas cruzadas y rodillas juntas. Hombres evitar cruzar las piernas en forma aparatosa, mostrando la suela de los zapatos a su interlocutor.

Caminar: con la cabeza y el cuello erguidos, denota seguridad. No dar pasos largos ni cortos.

Tics: evitarlos son negativos en la imagen de una persona ya que revelan impaciencia y nerviosismo.

–          Lenguaje facial: evitar gesticular, hurgarse la nariz, tocarse las orejas o el pelo. Solo en caso de estornudo o bostezo debemos taparnos la boca con la mano.

–          Indumentaria: debemos llevar ropa limpia y cuidada, sobriedad y elegancia, es preferible pecar por defecto que por exceso. Usar ropa que minimice los defectos y realce las virtudes. Saber adecuar la ropa a cada ocasión.

–          Vestuario masculino:

Chaqué: se usa en enlaces diurnos de gran protocolo, actos de gran solemnidad y recepciones gubernamentales o diplomáticas

Frac: bodas muy formales, bailes de presentación en sociedad, actos académicos oficiales o invitaciones que contienen el lenguaje corbata blanca

Smokin: conciertos, bailes de gala, actos sociales, cualquier acontecimiento social nocturno.

Traje: el largo del saco debe cubrir la zona del asiento del pantalón, usar colores clásicos, camisa blanca es la mas elegante, el ruedo del pantalón debe montar ligeramente sobre el zapato.

–          Vestuario femenino: se debe tener en cuenta el momento del día, la estación del año, no lucir traje de noche en una fiesta que no sea de gala, en la mañana no se usan joyas aparatosas, los colores oscuros son para la noche. De día no se usan tacos. El maquillaje no debe usarse en exceso.

Colores:

Negro: para reuniones serias o de tono protocolar

Marrón: no usarlo en actos oficiales

Azul: el mas elegante y adecuado para eventos diplomáticos

Blanco: para primavera y verano. No usarse solo, combinarlo con otros colores.

Rojo: nunca como color principal, usarlo como accesorio.

Verde: opaco y combinado con negro es formal y elegante.

Amarillo: ideal para eventos al aire libre.

Saludos- Presentaciones-Despedidas

Debemos evitar las demostraciones excesivas tanto de naturaleza positiva como negativa.

Cuanto más superficial sea la vinculación más correcto y cortés deberá ser el saludo.

Saludos

El apretón de manos: entre hombres deberá ser enérgico y breve, en el caso de las damas menos enérgico sin ser débil. Si se tiene confianza se puede reforzar sujetando con fuerza el antebrazo del interlocutor.

Entre hombres no debe saludarse con guantes puestos, mientras se da la mano debe acompañarse con una mirada y una frase de cortesía.

El beso: se practica con personas a quienes ya conocemos o con quienes tenemos confianza.

No besar a alguien que ha sido presentado por primera vez. Se besa en una o dos mejillas. Evitar lanzar besos sonoros al aire.

El besamanos: se inclina la cabeza, se toma la mano de la dama, se besa suavemente sin omitir sonidos ni humedad y se vuelve a la posición erguida.

Presentaciones

-El anfitrión debe ser el regulador de las relaciones entre invitados y esto comienza con el acto de la presentación. Para hacerlo bastará con el nombre de la persona y agregar algún dato como profesión o relación con el anfitrión.

-Se esperará que se hayan dicho los dos nombres antes de darse las manos.

-Entre personas de igual sexo se presenta la más joven a la de mayor edad.

-El hombre es presentado a la mujer

– En situaciones laborables el subordinado al superior

– Al presentarse a un matrimonio debe respetarse el apellido de soltera de la mujer.

– Las presentaciones se realizan de pie pero estarán eximidas de levantarse las damas excepto con personas de alta jerarquía social.

– Entre damas las de mayor edad está eximida de levantarse.

– Los caballeros siempre se ponen de pie excepto impedimento físico o de edad.

– En una reunión con muchos invitados no se presenta al recién llegado a todos sino que se lo acompaña a alguno de los subgrupos y se lo presenta ante los invitados mas afines, se dice el nombre del presentado y luego los del resto.

– Una dama que llega sola a un salón lleno de gente deberá buscar a los anfitriones para que éstos la incorporen a algún grupo.

– Un invitado jamás debe rehusarse a ser presentado si no tiene un importantísimo motivo para ello.

– Al encontrarse dos personas que han sido recién presentadas actuarán de la sig. forma:

la mujer dará señales de reconocimiento, un hombre no intentará dar la mano hasta que la dama no dé el primer paso. Si un hombre y una dama son presentados por segunda vez es él quién deberá recordarlo. Si se trata de dos damas la mas joven debe recordarlo.

No corresponde presentar:

–          cuando una persona se está retirando

–          en caso que al hacerlo se interrumpa una conversación importante

–          cuando se conoce algún motivo que pueda provocar un momento desagradable.

La despedida

-El orden y la jerarquía es igual al de las presentaciones.

– Evitar cortar una conversación y prolongar las frases de despedida.

– Naturalidad y brevedad son la guía.

– No anunciar con anterioridad la intención de marcharse. Cuando considere que ha llegado el momento levantarse y despedirse.

– Si los anfitriones expresan su deseo de acompañarlos hasta la puerta no rechazarlos. Los dueños de casa son quienes deberán cerrar la puerta.

– En los encuentros fortuitos entre conocidos que no son amigos, despedirse cordialmente, no intercambiar tel, direcciones con deseos forzados de nuevos encuentros.

La oratoria social

La conversación

– Evitar monopolizar la conversación.

– No hablar en volumen alto

– Evitar discutir en público

– No reírse a carcajadas

– Al escuchar realizar gestos de asentimiento como muestras de interés.

– Evitar temas políticos

– Prohibido de hablar de dinero y posesiones

– Evitar interrumpir cuando otro invitado tiene el uso de la palabra

Tutear o tratar de ud

-Siempre tratar de ud a quienes acabamos de conocer o que inspiren gran respeto

-Cuando se decide pasar al tuteo el privilegio corresponde a damas o a las personas de mayor edad.

Cortesía telefónica

– cuando llamamos a algún lado corresponde presentarse: Buenos días, habla Perez….

– Si la llamada no es trascendental preguntar si uno  no esta llamando en mal momento

– Ser breve en la conversación, sobre todo si ha llamado ud.

– No llevar tel movil a la vista, ni tenerlo encendido en lugares públicos

Dar un discurso

– Debemos preguntarnos antes del discurso: qué quiero resaltar o decir, quién será mi auditorio, cómo es el lugar, habrá micrófono, cuánto debe durar.

– Desde el punto de vista del contenido lo esencial es la estructuración:

Introducción

Desarrollo, aquí se enfatiza el contenido

Cierre, es mejor cuando llegue el momento justo impactar a la audiencia con alguna frase brillante que sirva de resumen

– Duración: dependerá de diferentes variables pero es preferible que sea breve para que el público preste atención.

– El éxito del discurso: el orador debe dar seguridad, transmitiendo la idea de que se sabe de qué se está hablando. Dar el discurso de pie genera una imagen dinámica, si se lo debiera dar de sentado es bueno aumentar la fluidez y el dinamismo.

Deberá controlarse el lenguaje corporal.

Quien habla deberá mirar al auditorio y cuidar la apariencia física.

Invitación formal

Primero confeccionaremos la lista previa de invitados, la lista final será la de aquellos que hayan confirmado su asistencia.

Datos en la tarjeta: datos impresos, el nombre y el apellido de los anfitriones y la dirección( sin código postal) del lado izquierdo. Si el evento fuera en la vivienda se deberá poner la expresión en casa , que se colocará antes de la dirección.

Los datos restantes se escribirán a mano y también se colocará RSVP.

Deberán enviarse con anticipación.

Cómo responder a una invitación formal: debe responderse siempre. En caso que asistamos se responderá en una tarjeta a mano en forma breve, se agradecerá el honor de haber sido invitado.

Si no concurriera deberá responder en una tarjeta a mano con mucho tacto.

Invitación informal

Aquí no es necesario enviar una tarjeta, lo ideal es hacerlo en forma telefónica pero siempre confirmando la asistencia.

Rol del anfitrión

Este deberá ser hospitalario, cálido, etc, además de las tres cualidades básicas:

– Sentido de la organización para calcular y controlar cada elemento del evento

– Amabilidad para atender a cada uno de los invitados

– Discreción en relación a lo que escuchará y verá durante la fiesta.

Regla: tratar al invitado como no gusta ser tratados.

El anfitrión debe ser el focalizador y facilitador de la reunión, pero nunca ser el centro de ésta. Debe hacer sentir a los invitados a gusto e interrelacionarlos.

En caso que se trate de una estancia, es decir recibir durante varios días, el propietario deberá informar sobre la cantidad y categoría de los concurrentes, el tipo de actividades (para que lleven el guardarropa adecuado) así como también la forma de llegar al lugar.

Rol del invitado

– Nunca llegar a una casa de improviso

– Puntualidad, no llegar antes ni con mucho retraso

– Si hay niños debemos controlar su comportamiento

– No llevar mascotas

– Si hay otros invitados saludaremos primero a los dueños de casa, luego a quienes conocemos y por último esperaremos que nos presenten a quienes no conocemos.

– En caso de una estancia debemos amoldarnos al estilo de vida de los anfitriones

– Si no hubiere servicio debemos hacernos la cama y dejar el baño impecable después de su uso.

– Ser puntuales en las actividades comunes.

Regalos para el anfitrión

Se le hará un obsequio y se le agradecerá la invitación ya sea por medio de una nota o verbalmente. Se pueden hacer regalos personalizados: un libro o convencionales: flores o plantas, dulces o bebidas.

Los regalos no deben presentarse con la etiqueta del precio, no deben ser ostentosos, deben entregarse con discreción y ser presentado con un bonito envoltorio.

La correspondencia y la papelería social

– Carta personal: es signo de elegancia y distinción. Es muy importante el papel que utilicemos y la forma en que escribimos, ya que refleja nuestra imagen.

Se deberá tener en cuenta:

Claridad informativa: respetar las fórmulas de cortesía y escribir aquello que queremos comunicar de la manera mas simple, evitar palabras vulgares y repetir expresiones.

Legibilidad: la carta debe ser manuscrita y legible. En caso que nuestra letra no sea legible lo haremos a máquina disculpándonos por el uso de esta.

Estética: no debe tener errores ortográficos, ni tachones, debe utilizarse un lindo papel.

Elección del papel: el papel timbrado es el mas elegante y correcto. El nombre y apellido debe estar inscriptos en la parte superior izquierda de la hoja. El color blanco es el de mas prestancia, aunque podrían utilizarse colores pasteles para causar impacto. La textura  no debe ser fina ni tan gruesa que nos impida el doblado.

La distribución del contenido: es conveniente que tenga márgenes considerados en la parte superior izquierda y márgenes menores en la inferior derecha. La fecha se escribirá en la parte superior derecha, luego el nombre de la ciudad seguido de coma, día en número, mes en letra y año en número.

El encabezamiento se alinea a la izquierda dirigiéndose al destinatario Ej: Estimado Sr…

En el texto central debemos sangrar cada párrafo y en el texto de despedida se alinea a la izquierda y se utiliza,  Saluda a ud. Atte, o Un cordial saludo….

La firma va  a la derecha.

Si se nos ha olvidado algo debajo de la firma va Posdata.

– Tarjeta personal: se utiliza para la presentación personal. Debemos tener en cuenta tipografía, color y presentación ( vertical o horizontal), dependerá de la imagen que deseamos transmitir.

Existen diferentes tipos:

Tarjeta social: se imprime nombre y apellido en el centro, no va dirección ni tel, si se tratara de la tarjeta de matrimonio, primero debe ir el nombre del marido y debajo el de la esposa. Se utilizan para regalos o dejar un mensaje. Se escriben a mano y no se firman. Al entregar socialmente se cruza el nombre de izquierda a derecha con una linea.

Laboral o comercial: contiene datos de la empresa, nombre y cargo.

Profesional: contiene nombre, profesión, dirección, tel donde se realiza la actividad profesional.

Tarjetas sociales: son de 11,5cm x 17 cm, el nombre aparece en la parte superior izquierda y el mensaje se escribe a mano.

Saludas: su función es enviar pocas líneas de carácter protocolar, son de 15 cm x 21 cm, en ellas aparece el nombre, el cargo remitente, seguido de la fórmula Saluda. Finaliza con la despedida y no se firman.

Postales: se envían ene señal de cortesía o amistad. Si se envían sin sobre deben evitarse comentarios personales.