Eventos empresariales

A continuación comenzaremos con el desarrollo de la unidad II, la cual consiste en la organización de los diferentes eventos empresariales. Para esto es necesario que comencemos por su clasificación:

Tipos de eventos empresariales

• Congreso: reunión científica o institucional de colegas de una misma asociación o entidad, con características reglamentadas y un trabajo sistematizado.
• Jornadas: evento que se completa en el transcurso de un día.
• Convención: reunión formal con participantes relacionados con la política o a una corporación y su objetivo es proveer información u opinión. Se delibera y luego se obtiene un consenso.
• Seminario: reunión de estudio y trabajo de un grupo reducido que investiga un tema determinado en sesiones o reuniones planificadas. Es un grupo de aprendizaje activo con relación directa entre especialistas y alumnos.
• Simposio: reunión de personas capacitadas en determinado tema con la exposición de expertos. Cada exponente habla de un aspecto particular por un lapso de 20 minutos aprox.
• Conferencia: un expositor desarrolla un tema en particular. Reunión social de una sola sesión.
• Mesa redonda: los expositores mantienen puntos de vista divergentes u opuestos y hay lugar para un debate entre ellos. El número de expositores varía de 3 a 6 personas. Se necesita un moderador.
• Panel: varias personal exponen su idea sin hacer uso de la palabra en forma e exposición. Los participantes de la mesa dialogan y evitan superposiciones de exposición mediante la presencia de un coordinador que modera la reunión y permite intercalar preguntas.
• Foro: reunión de libre expresión de ideas con un coordinador. Participan todos los presentes en la reunión.
• Asamblea: reunión formal y reglamentara de una institución. Se verifica el quorom para comenzar la sesión y para tomar las decisiones. Necesita un temario, el cuál será notificado previamente a todas las personas que van a participar.
• Taller: oficina donde se hace un trabajo.
• Coloquio: reunión informal de especialistas. Se discute un problema sin necesidad de llegar a un acuerdo o conclusión.
• Exposición: reunión de varios expositores para una exposición pública sin venta directa a los visitantes. Su fin es mostrar.
• Muestra: exposición que realiza un expositor único.
• Feria: exposición en la que se ponen a la venta los productos, servicios, elementos, que se exhiben.

Objetivos de un evento empresarial:

• Establecer un vínculo de comunicación entre personas de diferentes sectores sociales, nacionales o extranjeros.
• Que los participantes hayan cubierto sus expectativas de lograr contactos, intercambiar conocimientos, establecer vínculos.

El evento es un generador de comunicación. La comunicación es un medio que usamos para alcanzar los objetivos del evento.

Organizamos un evento con la  pretensión de generar mensajes que puedan servir para enriquecer a los públicos asistentes, podemos hablar de diferentes mensajes:

• Intencionales o voluntarios
• No intencionales o involuntarios
• Implicitos o Explicitos
• Externos ( generado por las opiniones, los medios de comunicación)

    Estos van a ser transmitidos por diferentes medios de comunicación.

 Debemos tener en cuenta que antes de determinar la estrategia de comunicación  se debe determinar el público al cual queremos llegar. Para ello debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Dimensión estratégica del público ( a quien apunta y como se compone el publico, ej medios de comunicación, comunidad, autoridades, etc)
2. Influencia en el resto de los públicos
3. Difusión de la imagen de la empresa
4. Conocimiento de la institución que respalda el evento.

 Una vez que determino el público debo analizar el entorno ya que el evento es un suceso que transcurre en un país, con una realidad que determinará el comportamiento de los públicos.

Aspectos a tener en cuenta al organizar un evento empresarial

1. Clasificación del evento.
2. Organizadores: es importante contratar una empresa o persona que organice eventos ya que la organización del mismo transmitirá la imagen de la empresa.
3.  Lugar de realización: se deben analizar las características de la ciudad donde se realizará el evento, si posee infraestructura hotelera, servicios gastronómicos, atractivos turísticos, si las autoridades respaldarán el evento, si la comunidad es hospitalaria y receptiva en este tipo de emprendimientos. Se debe analizar el espacio físico donde se realizará y los servicios que tiene el mismo (baños, iluminación, sistemas de calefacción, espacio para las acreditaciones, etc). Se tendrá en cuenta que la sede sea de fácil acceso.
4. Fecha del evento: se evaluará según el público la época del año más conveniente. Se deben considerar fechas alejadas de la finalización del año o periodo vacacional, también la estación del año.
5. Tiempo de organización: planificar con anticipación.

      6.   Objetivos: determinar que fines tiene el evento y que objetivos desea alcanzar.

      7. Planificación de las actividades: 

1. • Tema o motivo convocante
   • Objetivos de la reunión
   • Disertantes
   • Estructura (cantidad de sesiones y días para su desarrollo)
   • Lugar que se destinará al evento
   • Contratación de servicios ( sonido, iluminación, locutor, etc)

            8.  Actividades recreativas:  

• Tema o motivo convocante
• Objetivos de la reunión
• Disertantes
• Estructura (cantidad de sesiones y días para su desarrollo)
• Lugar que se destinará al evento
• Contratación de servicios ( sonido, iluminación, locutor, etc)
• Organización de servicios gastronómicos
• Organización de actividades turísticas

      9.     Evaluación del evento:

• Establecer encuestas que tengan en cuenta calidad acadademica del encuentro, organización del evento, satisfacción en el plano comunicacional, actividades recreativas.

Etapas del organizador

1. La creación en sí, la concepción de la idea: en esta etapa debemos dejar volar la imaginación pero siendo objetivos a la hora de evaluar si esa idea es factible de llevarse a cabo. Una de las limitaciones que podemos tener a la hora de evaluar esa idea es el tiempo que tenemos para el evento, el dinero con el cual contamos, el espacio del lugar donde se realizará el evento.
2. El análisis de la viabilidad, de la posibilidad de llevarla a cabo: aquí debemos analizar
   • El tiempo de preparación
   • El tipo de evento
   • Los recursos humanos
   • Los recursos tecnológicos
   • Los recursos financieros
   • La sede apropiada
   • El programa
   • La elección de los proveedores
3. La concreción de la idea: es decir el día del evento. El éxito del evento dependerá de mil factores, es importante la personalidad del organizador, si forma de transmitir, su autodomio, la capacidad de reaccionar acertadamente y en el tiempo del que se dispone ante situaciones conflictivas e inesperadas. El organizador es el responsable y quien interviene e incide sobre las personas involucradas en el evento. Debemos saber discernir entre lo importante, lo indispensable, lo urgente y lo necesario. Es una de las claves del éxito el dominarse y transmitir esa imagen tanto  al público como a nuestro equipo de trabajo.
4. La evaluación posterior: aquí debemos hacer dos evaluaciones:
   • El cliente
   • El organizador

El cliente está alerta y es el responsable de haber optado por la empresa organizadora. Estará expectante esperando que todo se desarrolle correctamente. Muchas veces tendrá la mirada de su jefe que le delegó la tarea de contratar al organizador.  No descansará hasta que el evento no se realice y haga la evaluación del mismo.

El organizador tendrá la mirada del cliente, del jefe de cliente, del público, de los proveedores y de los recursos humanos que participen del evento. Una vez terminado el evento tendremos una nueva experiencia acumulada. Lo ideal es que alcancemos los objetivos en cada evento.