La Relacion Interdepartamental

Como en toda empresa el éxito se logra con el trabajo en equipo que en este caso particular no solo es importante el trabajo del equipo de ayb sino entre los diferentes departamentos involucrados en la gestión de eventos.

Podríamos decir que la misma comienza con el primer contacto que tendrá el cliente con nuestro hotel que generalemente se realiza a traves de ventas de banquetes o catering como comunmente se denomina al área responsable de la venta de eventos.

Esta área será la responsable de la venta de salones, de servicio de catering, de habitaciones y demas servicios que el cliente necesite contratar para la realización de su evento.

Otro departemento fundamental es el de ayb que es quien será responsable de la operación del evento en donde estará involucrada la cocina, responsable del costeo del menú y la elaboración del mismo;  el servicio a cargo del gerente de banquetes; stewarding, quienes preparan el equipo que utilizará tanto cocina como servicio y realizará el montaje de sillas, mesas, tarimas, etc, asi como también se encargará del lavado de utensillos y la limpieza de cocinas.

Habitaciones tambien estara involucrada en la gestion de banquetes ya que en caso que los clientes se hospeden en el hotel tendra que brindar el servicio de housekeeping, lavanderia, minibares y limpieza de areas publicas.

Mantenimiento quien sera responsable del buen funcionamiento de equipos, luminarias, refrigeracion/calefaccion, conecciones especiales que haya que realizar.

Seguridad, quienes velarán por el cuidado de las pertenencias de los clientes y huéspedes  del hotel.

Recepción, quienes brindarán tanto el servicio a quienes se hospeden como información sobre el evento que se está realizando y lugar donde deben concurrir los participantes.Telefonía recibiendo las llamadas, los valets estacionando los autos de los participantes, el doorman dando la bienvenida a cada uno de los participantes del evento.

RRHH, quienes en caso de tener que contratar personal extra será responsables de contactar a los empleados y previamente  capacitados.

Practicamente todos los departementos del hotel deberan trabajar en equipo para lograr el exito del evento.

Formas de contactar a un cliente

 

El departamento de marketing/  ventas tendrá un plan de comunicación de eventos organizados por el hotel como podrían ser festivales, noches temáticas, fiestas de navidad y año nuevo que se realizará a través de  diferentes medios: prensa, periódicos, flyers en las habitaciones y áreas públicas del hotel, radio, pagina web, mailing,etc; y también contará con una carpeta de banquetes con información sobre opciones de eventos para los clientes que deseen realizar eventos en la propiedad o fuera (outside catering).

La forma en que llegará a comunicar estos servicios a los clientes externos podrían ser diversas: visitas a empresas ofreciendo los servicios del hotel para congresos, recepciones, etc; carpeta con información sobre los salones, menús, etc y también habrá clientes que lleguen por el boca a boca ( recomendación de otros clientes) o porque hayan utilizado los servicios del hotel en forma personal y les haya agradado el servicio y las instalaciones.

 

 

 

 El primer contacto

 

El mundo de los eventos brinda posibilidades infinitas, abre caminos, tendencias y modas que permiten en algunos casos rescatar la nostalgia o aplicar la tecnología que se renueva diariamente. Para ello es importante determinar cuál es el objetivo del evento.

El primer contacto en un hotel con el cliente lo realizará la persona responsable de ventas de banquetes. Dependiendo de la estructura del hotel quién venda el evento podría ser el staff de ventas o bien dentro del departamento de alimentos y bebidas, existe el área de catering que se encarga de la venta de eventos, esta tarea la realizan las coordinadoras de ventas o eventos.

La persona que se encargue de la venta de eventos deberá conocer el producto que ofrece y las  diferentes opciones, para evitar vender un producto que no se pueda realizar desde la operacion de ayb, cosa que sucede normalmente en el día a  día ya uqe generalmente quienes trabajan en el area de ventas de un hotel desconocen la operativa de ayb, por esto es imprescindible que quienes realicen la venta de banquetes reciban capacitacion al respecto y estén en continuo contacto con la gerencia de ayb y banquetes.

El primer contacto con nuestro cliente que sería el organizador del evento es fundamental, ya que de esto dependerá que se realice la venta, por lo tanto la comunicación directa, el cara a cara, el saber quién es el otro, el poder entender la idea deberían ser el objetivo general.

 

Herramientas necesarias

 

Para que un evento sea exitoso debemos:

–          conocer bien al cliente

–          conocer el interés del público que participará

–          integrarse a la estrategia de comunicación del anunciante

–          desarrollar una buena convivencia entre el prestador del servicio(el hotel), la empresa organizadora y su cliente

–          identificar los objetivos

–          concebir el evento a medida, personalizado

–          fijar un presupuesto y mantenerlo

–          nunca decir que es imposible pero asegurarse de la viabilidad del proyecto

–          no tolerar ninguna falla en la logística

–     prever un aproximado del resultado

 

Los pasos a seguir en la organización del evento deberían ser:

 

–          elaborar el plan de trabajo

–          elaborar el presupuesto

–          logística del evento

–          el recurso humano

 

Cotización y políticas de cancelación de un evento

 

El departamento de banquetes contará con una carpeta de eventos con diferentes opciones de servicios de alimentos y bebidas y precios. Ej coffee break 1 $10, Coffee 2 $15.

Estos precios establecidos en la carpeta de banquetes estarán previamente costeados en base a cantidad de personas por evento.

Hay varios factores que influyen a la hora de realizar las cotizaciones:

–          cantidad de recursos humanos

–          costos de la materia prima a utilizar

–          horas de duración del evento

–          costos de servicios que el hotel deba terciarizar para la realización del evento

–          arreglos florales

–          iluminación

–          musicalización y audio

–          mantelería

–          consumo de luz, agua, gas

–          costo del salón donde se realizará el evento

–          impuestos

A estos costos se le agregará el porcentaje de ganancia que el hotel recibirá.

 

En el caso de las opciones de alimentos los precios se establecerán en base a los productos que llevarán los platos a servir, ej: si servimos mariscos el precio será más elevado a servir una ensalada.

También otra pauta importante a la hora de marcar los precios será si el servicio es buffet o servido en la mesa. Esto se debe a que para un servicio buffet necesitaremos menos recursos humanos que es un costo que influirá mucho a la hora de establecer precios, al igual que la cantidad de horas que durará el evento, entre otros costos.

Con respecto a las bebidas se mantiene la misma regla, los paquetes de bebidas se clasifican en bebidas Premium, son las bebidas de mejor calidad en el mercado ej en vez de ofrecer  un Whisky nacional, ofrecemos uno importado, con los vinos hay excepciones ya que hay vinos nacionales de calidad Premium.

También tenemos los paquetes de bebidas standard, donde el precio será menos elevado.

Las bebidas se pueden ofrecer como servicio  de open bar: significa que se servirán durante todo el evento sin importar el consumo o ofrecerse limitando la cantidad de botellas a servir.

Otra bebida que influirá en el precio del paquete de bebidas será el champagne debido a que es una bebida de alto costo y cuando se ofrece desde el principio del evento su consumo será abundante. Una opción a ofrecer es champagne para el brindis que bajará notablemente el precio del paquete.

 

Las bebidas sin alcohol generalmente se incluyen dentro de los paquetes de bebidas y se ofrecerán a un precio establecido por persona sin importar la cantidad que se consuma.

Generalmente el gerente de banquetes y el chef ejecutivo para costear el evento realizarn un profit & loose donde se tendran en cuenta cada uno de los items con sus respectivos costos. Este sera enviado al director de ayb quien establecera el precio final para que el evento sea rentable.

Las cotizaciones se realizan precio por persona de alimentos + precio por persona de bebidas. Si la cantidad de personas variara el cliente deberá notificarlo con anticipación, es decir cuando se haga efectivo el pago total del evento. Si llegado el evento varias personas no asistieran al cliente no se le reembolsará el dinero, debido a que la mercadería, los recursos humanos fueron calculados en base a la cantidad contratada por el cliente.

 

Negociación

 

Esta es una etapa clave ya que de ella dependerá que se realice la venta del evento.

En esta etapa se deberá ser muy perceptible y flexible ya que en algunos casos será necesario reajustar los precios y adaptarnos al presupuesto del cliente para evitar perdernos la venta del evento.

Es importante que hayamos encantado a  nuestro cliente en la etapa en que le estamos ofreciendo el evento para que este sea mas flexible con su presupuesto.

En esta etapa participarán el responsable de ventas o catering, el gte de ayb, el chef ejecutivo ya que en caso de tener que hacer modificaciones en el precio del menú serán las personas idóneas para realizarlo.

Un factor que podría influir para negociar los precios es la cantidad de personas del evento. A mayor cantidad los precios pueden bajar.

 

 

Pago

 

El hotel tendrá una política de pago establecida, generalmente una vez que se haya definido con el cliente la realización del evento se le pedirá una seña del 50% del monto total como confirmación del evento y el otro 50% deberá hacerse efectivo la semana previa al evento. Se firmará un contrato entre el hotel y el cliente que nos avale en caso de cancelación del evento.

Es muy importante contar con una política de pago y con un contrato establecido debido a que el hotel deberá en muchos casos contratar a otros proveedores que nos pedirán una seña y para reservar los salones y servicios requeridos por el cliente en la fecha establecida; de esta manera el departamento de ventas conocerá la disponibilidad de salones para vender a otros clientes.

En la proxima unidad veremos las pautas que debemos tener en cuenta al realizar un contrato.