• Organización de los diferentes eventos empresariales

 Congresos

 Incidencia de Congresos en nuestro país

Las consecuencias que traen eventos y congresos son: actividad turística, política institucional, notoriedad de personas.

Los países o ciudades cedes de congresos se ven favorecidos.  América del Sur  recibe el 6% del total de los congresos que se realizan alrededor del mundo, siendo Buenos Aires, la ciudad donde se realizan la mayor cantidad de congresos de América Latina.

En Buenos Aires se realiza un 57% del total de congresos realizados en la Argentina, en Mar del Plata un 11%, en Mendoza un 8%, en Córdoba un 8%, en Rosario un 6% y en el resto del país un 10%.

Se calcula una cantidad estimada de 700 Congresos que se realizan en Argentina y unos 500000 en todo el mundo.

Organización de congresos

Organizar un congreso es crear los escenarios necesarios para que la transferencia de conocimientos se desarrolle en forma eficiente, para ello se requiere contar con un adecuado grupo directivo, que contará con un Presidente, Comité organizador y un OPC ( organizador profesional de congresos), que será el gerente del proyecto.

Las relaciones comité – OPC son de gran relevancia ya que el OPC al planificar y desarrollar la organización de un congreso debe interpretar y cumplir todas las directivas del comité.

 Objetivos del congreso

• Establecer un espacio comunicacional entre personas
• Enriquecimiento intelectual
• Intercambio de ideas
• Contactos profesionales y amistosos
• Conocimiento de países y ciudades
• Recreación y turismo

Organizadores

*Institución que nuclea a profesionales y trabajadores de un sector

* Comité organizador (planificación del congreso y conformación de comisiones especializadas)

*  Comitê de honor (cargo honorífico) para honrar a personalidades (especialistas, governador, etc.)

 Comité organizador

                                      Presidente

 Secretario                   Tesorero                       Vocales

 Funciones de los organizadores

Presidente

•  Redacta reglamentación del congreso
• Anfitrión del evento
• Apertura y cierre del evento
•   Nexo entre las comisiones

 Secretario

•   Sincroniza el congreso
•   Establece tiempos
• Lugares
• Contacta a expositores y público

Comisiones especializadas

 Comité científico o académico:

•  Preparan el temario
•   Aprueban las exponencias
•   Corrigen las exponencias
• Establecen normas sobre las presentaciones
•   Establecen duración y tipos de reuniones de las sesiones del congreso
•   Redactan los programas científicos
• Determinan el material para el desarrollo del congreso (pantallas, salas, proyectores, micrófonos, etc)

Comité de recepción

•  Recepcionan a los asistentes
•  Realizan reservas de hoteles para los asistentes
•   Contratan vehículos para el traslado de las personas
•  Acompañan a los congresistas en todas las actividades
•   Entregan programas con temarios
•  Siguen las actividades del congreso
•  Contratan interpretes
• Confeccionan listados de pasajeros con sus ubicaciones
•   Ornamentan la sala de convenciones, ubican tarimas, sillas, folleteria
• Colocan sistemas de señalización  Distribuyen folletos informativos
•   Distribuyen conclusiones y evaluaciones del evento

 Comité de hoteles y transporte

•   Realiza reservas de hoteles y trasportes de los asambleistas
• Realiza traslados de los asambleistas hasta el congreso

 Comité de prensa

• Organiza publicidad previa al congreso (radio,tv,internet,invitaciones)
•   Lleva a los medios de comunicación la información diaria de los acontecimientos de las sesiones y habilitaran web
•  Comunican las conclusiones de la deliberación del congreso
•  Publican folletos con las actividades del día y modificaciones del programa inicial
•  Convoca a conferencia de prensa para presentar a los organizadores

Comité de relaciones públicas

•  Se comunica con los participantes y organizadores
• Resuelve situaciones imprevistas
•  Entrega credenciales y explica el sistema de acreditación
•  Está  a cargo de la programación de los momentos libres de los participantes y acompañantes
•  Organiza programas turísticos
• Supervisa las cenas y reuniones fuera de las sesiones
•  Administra reparto de obsequios
•  Confecciona los folletos informativos que contengan información de los disertantes, planos de la ciudad, información turística, cultural, demográfica, restaurantes, bares, información sobre servicios

Comité de finanzas

•  Buscará a los sponsors que solventarán los gastos de la organización
• Llevan un resumen de cuenta de los gastos del pre -congreso, del congreso y las recaudaciones de inscripciones

 Comité de personal

• Contratacion de personal:
•   Recepcionistas
•  Telefonistas
•   Seguridad
•  Traductoras
• Secretarias
•   Personal técnico a cargo de la informática
•   Personal técnico a cargo de sonido y audiovisuales

 Estructura del congreso

 Pre congreso:

1.  Elección de la ciudad sede: se tendrá en cuenta la capacidad hotelera del lugar, el servicio de transporte interno y externo, el desarrollo comercial, los atractivos turísticos y culturales de la región. La población deberá tener conocimiento sobre el congreso para ofrecer hospitalidad a los turistas y mejorar la ciudad. Deberá haber centros de convenciones o salas con capacidad, adelantos técnicos de iluminación y sonido, ambientes climatizados, buena ubicación, fácil acceso y buen transporte.
2.   Elección del lugar sede: tener en cuenta la capacidad de asistentes así como también que haya espacio para las diferentes áreas  con las que se deberá contar:

• oficina para documentación, si no hay espacio alquilo un mueble con llave
• sala vip, si no hay y el congreso se realiza en un hotel puedo ambientar una habitación con sillones, mesa ratona, coffee maker, etc.
• oficina de prensa: si no hubiera idem sala vip
• guardarropa: si no hubiera delimito el espacio con cordones y vayas, cambio la iluminación, coloco un escritorio, alquilo un  perchero, y decoro con plantas.
• área gastronómica
• auditorio para el acto de apertura y cierre
• salas en paralelo para talleres, conferencias
• sala de reunión para los participantes

3.Fecha del congreso: se tendrá en cuenta la estación del año, los feriados, que no haya otros congresos similares en esas fechas. Deberá hacerse un cronograma que se extienda hasta el último día hábil de la semana para aprovechar el fin de semana y ofrecer opciones turísticas. En la estructura del cronograma  se deberá tener en cuenta:

•   Día 1: recepción de participantes, Ubicación en los hoteles, Apertura del congreso, Fiesta de bienvenida.
•  Día 2, 3 y4: desarrollo de las sesiones, dejando espacios libres para compras, visitas a museos, etc.
•   Día 5: clausura, entrega de diplomas y fiesta de despedida.
•   Día 5 y 6: opcionales para turismo.

Si se trata de un congreso regional se deberá comenzar con la organización por lo menos 6 meses antes y si es internacional 2 años.

4.Temario: la temática deberá ser atractiva, convocante y que sirva de estimulo para nuevas propuestas y encuentros.

5.Presupuesto: para la organización de congresos debemos contar con efectivo para señar los servicios, etc; con lo cual no podemos esperar hasta que los participantes paguen la inscripción. Hay varias formas de financiar un congreso:

• recursos propios
• arancel de inscripción: estos pagarán los costos de la reunión
• sponsors
• exposición paralela, alquiler se stands
• subsidio oficial
• canjes

 6.  Publicidad: publicitar sirve tanto para los interesados en asistir como para la comunidad. El congreso tiene una finalidad cultural pero también hay que considerarlo un producto comercial que ofrezca al público interesantes propuestas que prestigien el evento, la ciudad, el país.  La publicidad puede ser paga en los medios o  paga callejera (carteles publicitarios). Podemos publicitar a través de diferentes medios:

• Folletería: es importante diseñar folletería pre-congreso que se enviará al público potencial con diferentes informaciones: elaboración de programa científico tentativo, programación de fechas y cronograma actividades, posibilidades de inscripción por diferentes medios, información sobre características de la ciudad, clima, geografía, aspecto cultural, organización de programa social para los participantes y acompañantes, hotelería( categorías y precios) , descripción del centro de convenciones, circuitos turísticos con precios. También se enviará diagramación de folletería para los días del congreso. La folletería se puede enviar sin sobre para abaratar costos y difundir  más el evento. Debe contener toda la información para evitar que los interesados llamen haciendo preguntas sobre el mismo.
• Gacetillas de prensa: para enviar a los medios: es importante que no sean muy extensas ya que el periodista hará un resumen al informar sobre la reunión y muchas veces obvian la información que es mas importante.
• Internet: creando una pag web
• Mailing
• Publicación en revistas especializadas
• Hablar con las autoridades locales para que en su cronograma de eventos nos incluyan

 7. Merchandising: diseñar una identificación para los asistentes, logos, carteles, carpetas con folletos de información y para tomar apuntes.

8.  Marketing: es importante hacer una buena publicidad y comunicación personalizada de los organizadores al publico invitado

9.  Invitaciones: habrá personalidades  de jerarquía a quienes será importante no enviarles el folleto sino que los invitaremos a través de invitaciones formales, las mismas deberán enviarse en forma personalizada, obviar el Estimado amigo o colega.

10.  Necesidades materiales

11.  Recursos humanos

12.  Recursos tecnológicos: acreditaciones por computadoras, sala de informática, cabina de traducción simultánea, video conferencias, pantalla gigante, retroproyector, sistema de video, internet

13.  Planificación de programas académicos

14.  Equipamiento

15. Documentación

16.  Prensa y relaciones públicas

17. Ponencias: el comité científico seleccionara la ponencias que conlleven algún planteo novedoso e interesante para el auditorio

2. Congreso

1.  Se enviará el programa definitivo y detallado con nombres de los expositores, tiempo de cada sesión, programación para el tiempo libre, folletos turísticos

2. Partida de los delegados a la sede del congreso

3.  Responder necesidades de los participantes

4. Resolver asuntos de alojamiento

5.  Resolver asuntos de transporte

6.  Protocolo

7. Actividades sociales y recreativas

8. Recepción de los participantes

9.  Acreditaciones: la comisión encargada deberá confeccionar las credenciales con anticipación. El sistema de control de asistencias a las sesiones debe ser agil.

3. Pos Congreso

1.  Difundir conclusiones

2.  Redacción de síntesis de temas abordados que se entregan en forma de folletín en la clausura junto con los diplomas

3.  Evaluaciones (nivel científico, nivel comunicacional, hotelería y servicios, reuniones sociales, turismo)

 Planificación y seguimiento          

• Doce meses antes
• Determinar temas
• Elegir expositores
• Recibir ponencias
• Seis meses antes
• Enviar programas previos con costos de hotelería, inscripción y opciones turísticas
• Tres meses antes
• Reservaciones del predio
• Envío de cartas de ofertas (predio, proveedores)
• Informar al participante, invitaciones
• Personal para acompañamiento
• Tres semanas antes
• Orden de servicios
• Confirmación de salas, hoteles, halls
• Confirmación del equipamiento técnico
• Panelería (señalización interna y externa)
• Instrucciones para los participantes
• Preparación de cartas de bienvenida
• Confirmación de la reunión con el gerente del predio, hotel o gerente de banquetes
• Sistemas de seguridad y evacuación
• Enviar programas definitivos
• Una semana antes
• Chequear direcciones para el envío del material del congreso (chequear su arribo)
• Confirmación del número de participantes, cantidad de comidas, habitaciones
• Fabricación de credenciales, carpetas
• Copias de programa de operaciones
• A la llegada
• Inspección del predio
• Contacto con todos los proveedores
• Presentarse con el responsable de recepción, gerente de restaurante, gerente de banquetes
• Chequear todas las preguntas de protocolo
• Chequear los paneles
• Antes de cada reunión chequear
• Administración
• Ubicar asientos y lugares disponibles
• Temperatura
• Aire acondicionado, olores, protección del sol
• Buen funcionamiento de micrófonos, etc
• Podio y escritorio para oradores
• Materiales de oficina
• Sistemas audiovisuales
• Tarjetas con el nombre del orador
• Decoración
• Señalización de la sala
• Presencia del personal requerido
• Limpieza
• Después de cada reunión chequear
• Desmantelamiento de los materiales que pertenecen al congreso
• Objetos perdidos encontrados
• Al final del congreso
• Chequear gastos, tickets, lista de trabajo hecha
• Propinas

 Elementos básicos para la planificación de congresos

 

• Determinar la unidad organizativa
• Establecer cronograma de la organización general de la convención
•   Reservas hoteleras y sede del congreso
•   Invitaciones a oradores
•   Organizar los eventos sociales y patrocinadores
•   Planificar tours
• Seleccionar el tema principal y los subtemas
• Elegir al OPC
•  Decidir fecha de la reunión
•   Realizarla siempre en el mismo mes
•   Considerar fechas con implicancias religiosas y nacionales
•  Considerar aspectos del clima y particularidades geográficas
•  Considerar otras reuniones sobre el mismo tema realizadas en esa fecha
•   Considerar precios de temporada para trasportes y alojamiento
•  Definir la sede
•   Centro de convenciones, hoteles, universidades
•   Dimensión de la conferencia
•   Magnitud de salas paralelas
•  Facilidad de accesos
•  Presupuesto de arrendamiento
•  Establecer contacto con los principales oradores
• Poner en marcha estrategia de comunicación
• Diagramar folletería con nombres de oradores, logo y datos relevantes
•  Buena comunicación ayudará al éxito del evento
•  Comenzar con el plan de promoción y auspicios
•   Mailing de participantes anteriores
•  Listas de auspiciantes
• Programar aspectos de la exposición comercial paralela y contactar patrocinadores

  Ejemplo de programa de 4 días

 

Fecha	Mañana	Tarde	Noche
Miércoles	Acreditaciones	Ceremonia inaugural	Recepción de bienvenida
Jueves	Reunión científica	Reunión científica	Tarde libre
Viernes	Reunión científica	Reunión científica	Programa social, city tour, cena show
Sábado	Asamblea gral de conclusiones	Ceremonia de clausura
Domingo	Opcional excursión	Opcional excursión	Opcional excursión