Organización de seminarios y talleres

 La organización de  estos eventos encierra dos aspectos:

•   Cultural (el objetivo es dar a conocer a la sociedad temas de interés, avances científicos, nuevas técnicas, etc) Este aspecto deberá cubrirlo alguna persona idónea o los miembros de la organización.
•  Comercial: se requieren fondos para cubrir honorarios del disertante, publicidad, alquiler de local, equipos de sonido, etc. Es importante recurrir a sponsors que auspicien y apoyen económicamente el evento. Es importante calcular los costos de inscripción.

Funciones de los organizadores:

•   Disertantes: buscar personas de alto nivel académico que perciban honorarios moderados.
•   Segmentar el público al cual queremos llegar
•   Publicidad: en medios de comunicación, invitaciones a asociaciones de profesionales, invitaciones por e-mail, correo, teléfono, con un programa detallado. Que el público sepa que la inscripción será accesible y que la calidad de disertantes será de excelencia.
•  Plantear un taller: tener en cuenta un tiempo de taller donde los participantes puedan dialogar, hacer preguntas, reelaborar conceptos.
•   Lugar: deberá tener capacidad para el público esperado, buena iluminación, sistema de aire- calefacción, sistema de sonido, cómoda ubicación para que los asistentes concurran con facilidad.
•   Tiempo: si el seminario requiere varias sesiones, se debe programar  un encuentro semanal en un tiempo mínimo de dos horas, generalmente son cuatrimestrales y se dejan libres periodos de vacaciones.
•   Evaluaciones: prestar atención a las asistencias, entregar certificados en los cuales conste número de horas, evaluación realizada, firma y sello de los organizadores y de la institución que auspició el evento.

Organización de lanzamientos de productos

 La organización de estos eventos tiene que ver con la filosofía de la empresa, las políticas de publicidad y el marketing de la institución.

 Objetivos del lanzamiento de un nuevo producto:

•  Satisfacción de las necesidades y gustos del cliente
•  Conocimiento del nuevo producto, cualidades y virtudes
•   Jerarquización de la marca y de la empresa
•   Posicionamiento del nuevo producto en el mercado
• Establecimiento de la diferenciación con la competencia

 Organización del evento

La empresa organizara un comité del nuevo producto a presentar. El mismo estará integrado por personas de la compañía. Este comité definirá la estrategia a seguir y formara  las siguientes comisiones:

•  comisión de publicidad: se encarga de los logos, carteles, banderas, afiches, merchandising para agasajar a los clientes
•  comité de prensa: diseñara cartillas publicitarias para los medios de difusión, invitaciones para la presentación
•   comité de recepción: elaborara listas de invitados, enviara invitaciones, organizara distribución de personas en el salón, recibirá a los invitados y les entregara los obsequios
•   maestro de ceremonias: dirigirá el acto, presentando a los disertantes y directivos de la empresa
•   comité de rrpp: establecer contactos con empresas de la competencia, autoridades y referentes sociales que estén interesados en la empresa o el nuevo producto.
•  comité logístico: estará a cargo de la ornamentación del salón, la precisión de sonido, iluminación y elementos técnicos necesarios.
•  comité de finanzas: se encargara de conseguir los fondos para la organización.

 Organización de convenciones empresariales

 Es una modalidad de reunión de empresarios convocados por un tema en común o por una marca de algún proveedor común. Se deberá nombrar un comité organizador.

 Dentro del programa no deben faltar los siguientes datos:

•   nomina de ejecutivos que participan
•   cv de cada uno
•   direcciones, teléfonos
•   descripción de la empresa auspiciante
•   cifras de producción recientes
•   carpeta para cada invitado
•  en caso de asistencia de funcionarios de gobierno, nomina de autoridades presentes y cargos que desempeñan.

 Elementos a tener en cuenta en la organización:

•  Fecha de la convención
•   Sede
•   Cantidad de participantes
•   Duración del evento
•   Comunicar el evento
•   Confección e impresión de listas de los concurrentes para distribuirlas entre ellos, indicando empresa y cargo que desempeñan.
•   Confección de tarjetas identificadoras
•   Tarjetas para ubicación en las mesas
•   Textos revisados de los discursos
•  Calculo de tiempo de los discursos
•  Síntesis impresas de los resúmenes de las exposiciones para cada participantes
•   Control de funcionamiento de equipos de sonido
•   Selección de los obsequios para los participantes
•   Previsión del lugar para estacionamiento
•   Contratación de personal de seguridad
•  Servicio de catering
•  Servicios
•  Arreglos florales
•  Alquiler de tarimas
•  Contar con guardarropas
•  Realización de planos del edificio con las ubicaciones respectivas
•   Reservas de hoteles para asistentes de otras localidades
•   Programas para acompañantes
•   Transporte
•   Reserva de pasajes
•   Listas de personalidades, periodistas y participantes
•  Publicaciones previas y posteriores
•   Carpetas para periodistas con los textos de los discursos
•   Fotografía y video
•   Formularios de evaluación del evento

 Organización de colaciones de grado

 Este tipo de eventos requiere cumplir con loq ue establece  el ceremonial  y el protocolo en cuanto a actos academicos.

Ademas deberá conocerse muy bien la misión de la universidad y que se desea transmitir.

 Para su organización se deberá tener en cuenta:

• Cantidad de graduados
• Cantidad de invitados por graduado
• Proveedores que la institución desea invitar
• Sede
• Fecha y horario
• Impresión de diplomas
• Entrega de algún obsequio para los graduados
• Diseño e impresión de invitaciones
• Contratar a una persona para la locución
• Definir que directivos  darán los discursos
• Conformación de la mesa académica
• Montaje del salón y ubicación de los participantes( auditorio, primeras filas para directivos académicos, profesores, graduados, familiares de graduados y proveedores)
• Se deberán colocar en cada asiento el nombre del graduado
• Los graduados ingresarán por orden alfabético
• Servicio de iluminación y sonido
• Servicio de filmación y fotografía
• El montaje del salón deberá contener podium para los oradores, mesa académica, sobre la mesa se colocarán los diplomas, no se deben colocar flores sobre la mesa académica y deberá estar vestida, el color adecuado para la mantelería es el bordeaux
• Deberán colocarse la bandera nacional, provincial e institucional a la derecha de la mesa académica.
• Deberá contratarse recepcionistas recibir y ubicar a los asistentes.
• El acto deberá comenzar en horario, se tendrá una tolerancia de 15 minutos como máximo.
• Deberá coordinarse con el fotógrafo que tome una foto a cada uno de los graduados y una grupal.
• Deberá entregarse a cada uno de los involucrados el cronograma del evento.
• El mejor promedio deberá preparar un discurso

 Secuencia  del evento

1. Recibir invitados y ubicarlos          
2. Apertura de la colación                             
3. Ingreso alumnos alfabéticamente               
4. Entonar el himno                                                  
5. Discursos                                     
6. Entrega diplomas (primer y último graduado lo debe realizar el decano)                 
7. Discurso alumna mejor promedio  
8. Cierre del evento

 Check list día del evento 

1. Chequear montaje del salón (teatro con o sin pasillo)
2. Colocar carteles en sillas
3. Colocar arreglo floral ( nunca se colocan sobre la mesa académica)
4. Colocar diplomas en mesa por orden alfabético
5. Colocar banderas
6. Armar mesa entrada con lista de invitados
7. Ordenar alumnos
8. Hacer pruebas de sonido
9. Coordinar con profesores entrega diplomas
10. Coordinar orden de los discursos