Estimados alumnos de Relaciones Públicas (2H2 2012):

A continuación encontrarán material de consulta para la Unidad V de Relaciones Públicas en la Carrera de Hotelería.

Investigación de Mercado de Comunicación

La investigación de mercado es una técnica que permite recopilar datos, de cualquier aspecto que se desee conocer para, posteriormente, interpretarlos y hacer uso de ellos. Sirven al comerciante o empresario para realizar una adecuada toma de decisiones y para lograr la satisfacción de sus clientes.

 

Objetivos de la investigación de mercado

Los objetivos de la investigación se pueden dividir en tres:

1. Objetivo social:

Satisfacer las necesidades del cliente, ya sea mediante un bien o servicio requerido, es decir, que el producto o servicio cumpla con los requerimientos y deseos exigidos cuando sea utilizado.

 

2. Objetivo económico:

Determinar el grado económico de éxito o fracaso que pueda tener una empresa al momento de entrar a un nuevo mercado o al introducir un nuevo producto o servicio y, así, saber con mayor certeza las acciones que se deben tomar.

 

3. Objetivo administrativo:

Ayudar al desarrollo de su negocio, mediante la adecuada planeación, organización, control de los recursos y áreas que lo conforman, para que cubra las necesidades del mercado, en el tiempo oportuno.

 

Beneficios de la investigación de mercado

  • Se tiene más y mejor información para tomar decisiones acertadas, que favorezcan el crecimiento de las empresas.

 

  • Proporciona información real y expresada en términos más precisos, que ayudan a resolver, con un mayor grado de éxito, problemas que se presentan en los negocios.

 

  • Ayuda a conocer el tamaño del mercado que se desea cubrir, en el caso de vender o introducir un nuevo producto.

 

  • Sirve para determinar el tipo de producto que debe fabricarse o venderse, con base en las necesidades manifestadas por los consumidores, durante la investigación.

 

  • Determina el sistema de ventas más adecuado, de acuerdo con lo que el mercado está demandando.

 

  • Define las características del cliente al que satisface o pretende satisfacer la empresa, tales como: gustos, preferencias, hábitos de compra, nivel de ingreso, etcétera.

 

  • Ayuda a saber cómo cambian los gustos y preferencias de los clientes, para que así la empresa pueda responder y adaptarse a ellos y no quede fuera del mercado.

 

El propósito de la investigación de mercados es ayudar a las compañías en la toma de las mejores decisiones sobre el desarrollo y la mercadotecnia de los diferentes productos. La investigación de mercados representa la voz del consumidor al interior de la compañía.

 

Una lista básica de las preguntas que pueden ser respondidas a través de la investigación de mercados es:

¿Qué está ocurriendo en el mercado?

¿Cuáles son las tendencias?

¿Quiénes son los competidores?

¿Cómo están posicionados nuestros productos en la mente de los consumidores?

¿Qué necesidades son importantes para los consumidores?

¿Las necesidades están siendo cubiertas por los productos en el mercado?

 

Tipos

A partir de las técnicas de análisis y recolección de información, se reconocen cuatro grandes tipos de estudios en la investigación de mercados:

  • investigación cuantitativa o numérica
  • investigación cualitativa
  • investigación documental o de fuentes secundarias
  • investigación secundaria de marketing

 

Proceso

Los pasos para el desarrollo de una investigación de mercados son:

  1. Definir el problema a investigar
  2. Seleccionar y establecer el diseño de la investigación
  3. Recolección de datos y análisis
  4. Formular hallazgos

 

Métodos para investigar un mercado

La Encuesta: se diseña un cuestionario con preguntas que examinan a una muestra con el fin de inferir conclusiones sobre la población.

La Entrevista: Una vez diseñado un cuestionario se procede a entrevistar a personas consideradas líderes de opinión.

La Observación: observando la conducta de nuestro público primario podemos inferir conclusiones. Un ejemplo sería observar cómo las personas se comportan al momento de escoger un producto en el supermercado.

Los grupos focales: son parecidos al método de la entrevista, con la diferencia de que la entrevista se realiza a un grupo en vez de a un individuo. Para el grupo focal se selecciona entre 10 a 12 personas con características o experiencias comunes.

 

PROCESO DE INVESTIGACIÓN DE MERCADOTECNIA

Para poder realizar efectivamente un proceso de investigación, es esencial anticipar los nueves pasos del proceso.

Etapas del Proceso de Investigación.

  1. Establecer la necesidad de información
  2. Especificar los objetivos de investigación y las necesidades de información
  3. Determinar las fuentes de datos
  4. Desarrollar las formas para recopilar los datos
  5. Diseñar la muestra
  6. Recopilar los datos
  7. Procesar los datos
  8. Analizar los datos
  9. Presentar los resultados de la investigación

 

La investigación de mercado se encuentra en un proceso de cambio profundo debido al desarrollo cada vez mayor de las Nuevas Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC). Así mismo, con la aparición de Internet los especialistas se enfrentan a una nueva revolución en la actividad realizan, tanto en lo referente a la obtención de información sobre productos y servicios, como en la novedosa manera de plantearse las relaciones comerciales con los clientes y proveedores.

 

Planificación: Filosofía, políticas, estrategias, tácticas.

Plazos

La planificación cumple dos propósitos principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo. El propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una acción administrativa determinada. El propósito afirmativo de la planificación consiste en elevar el nivel de éxito organizacional.

 

Un propósito adicional de la planificación consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificación es como una locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organización, la dirección y el control.

 

Por otro lado, se puede considerar a la planificación como el tronco fundamental de un árbol imponente, del que crecen las ramas de la organización, la dirección y el control. Sin embargo, el propósito fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del ámbito futuro en el cual deberán ejecutarse las acciones planificadas.

 

La planificación es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organización y busca adaptarse a ellos.

 

Uno de los resultados más significativos del proceso de planificación es una estrategia para la organización.

 

Aspectos generales e importancia de la planificación

Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algún método, plan o lógica. Los planes establecen los objetivos de la organización y definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos.

 

Además los planes son la guía para que (1) la organización obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos; (2) los miembros de la organización desempeñen actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que enfoca la atención de los empleados sobre los objetivos que generan resultados (3) pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales. Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la organización, ayuda a tratar los problemas de cambios en el entorno externo, entre otros aspectos.

 

Por otro lado,  existen varias fuerzas que pueden afectar a la planificación: los eventos inesperados, la resistencia psicológica al cambio ya que ésta acelera el cambio y la inquietud, la existencia de insuficiente información, la falta de habilidad en la utilización de los métodos de planificación, los elevados gastos que implica, entre otros.

 

Planificación. Definición.

Entre conceptos de varios autores pudimos enfocar las siguientes definiciones:

 

“Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas” (Stoner, 1996).

 

“Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la organización hará para alcanzar sus objetivos” (Ortiz, s/f).

 

“Es el proceso de evaluar toda la información relevante y los desarrollos futuros probables, da como resultado un curso de acción recomendado: un plan”, (Sisk, s/f).

 

“Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la acción”, (Goodstein, 1998).

 

“La planificación… se anticipa a la toma de decisiones. Es un proceso de decidir… antes de que se requiera la acción” (Ackoff, 1981).

 

“Consiste en decidir con anticipación lo que hay que hacer, quién tiene que hacerlo, y cómo deberá hacerse” (Murdick, 1994). Se erige como puente entre el punto en que nos encontramos y aquel donde queremos ir.

 

“Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado” (Cortés, 1998).

 

“Es el proceso consciente de selección y desarrollo del mejor curso de acción para lograr el objetivo.” (Jiménez, 1982). Implica conocer el objetivo, evaluar la situación considerar diferentes acciones que puedan realizarse y escoger la mejor.

 

“La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos” (Jiménez, 1982).

 

“Es el proceso de seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales” (Terry, 1987).

 

En prácticamente todas las anteriores definiciones es posible hallar algunos elementos comunes importantes: el establecimiento de objetivos o metas, y la elección de los medios más convenientes para alcanzarlos (planes y programas).

 

Implica además un proceso de toma de decisiones, un proceso de previsión (anticipación), visualización (representación del futuro deseado) y de predeterminación (tomar acciones para lograr el concepto de adivinar el futuro). Todo plan tiene tres características: primero, debe referirse al futuro, segundo, debe indicar acciones, tercero, existe un elemento de causalidad personal u organizacional: futurismo, acción y causalidad personal u organizacional son elementos necesarios de todo plan. Se trata de construir un futuro deseado, no de adivinarlo.

 

 

Clases de planificación y Características.

Existen diversas clasificaciones acerca de la planificación. Según Stoner, los gerentes usan dos tipos básicos de planificación. La planificación estratégica y la planificación operativa. La planificación estratégica está diseñada para satisfacer las metas generales de la organización, mientras la planificación operativa muestra cómo se pueden aplicar los planes estratégicos en el quehacer diario. Los planes estratégicos y los planes operativos están vinculados a la definición de la misión de una organización, la meta general que justifica la existencia de una organización. Los planes estratégicos difieren de los planes operativos en cuanto a su horizonte de tiempo, alcance y grado de detalle.

 

La planificación estratégica es planificación a largo plazo que enfoca a la organización como un todo. Muy vinculados al concepto de planificación estratégica se encuentran los siguientes conceptos: a) estrategia, b) administración estratégica, c) cómo formular una estrategia.

 

Estrategia: es un plan amplio, unificado e integrado que relaciona las ventajas estratégicas de una firma con los desafíos del ambiente y se le diseña para alcanzar los objetivos de la organización a largo plazo; es la respuesta de la organización a su entorno en el transcurso del tiempo, además es el resultado final de la planificación estratégica. Asimismo, para que una estrategia sea útil debe ser consistente con los objetivos organizacionales.

 

Administración estratégica: es el proceso que se sigue para que una organización realice la planificación estratégica y después actúe de acuerdo con dichos planes. En forma general se piensa que el proceso de administración estratégica consiste en cuatro pasos secuenciales continuos: a) formulación de la estrategia; b) implantación de la estrategia; c) medición de los resultados de la estrategia y d) evaluación de la estrategia.

 

Cómo formular una estrategia: es un proceso que consiste en responder cuatro preguntas básicas. Estas preguntas son las siguientes:

  1. ¿Cuáles son el propósito y los objetivos de la organización?,
  2. ¿A dónde se dirige actualmente la organización?,
  3. ¿En qué tipo de ambiente está la organización?,
  4. ¿Qué puede hacerse para alcanzar en una forma mejor los objetivos organizacionales en el futuro?

La planificación operativa consiste en formular planes a corto plazo que pongan de relieve las diversas partes de la organización. Se utiliza para describir lo que las diversas partes de la organización deben hacer para que la empresa tenga éxito a corto plazo. Según Wilburg Jiménez Castro la planificación puede clasificarse, según sus propósitos en tres tipos fundamentales no excluyentes, que son: a) Planificación Operativa, b) Planificación Económica y Social, c) Planificación Física o Territorial. Según el período que abarque puede ser: a) de corto plazo, b) de Mediano plazo, c) de largo plazo.

 

Planificación Operativa o Administrativa: se ha definido como el diseño de un estado futuro deseado para una entidad y de las maneras eficaces de alcanzarlo (R. Ackoff, 1970).

 

Planificación Económica y Social: puede definirse como el inventario de recursos y necesidades y la determinación de metas y de programas que han de ordenar esos recursos para atender dichas necesidades, atinentes al desarrollo económico y al mejoramiento social del país.

 

Planificación Física o Territorial: podría ser definida como la adopción de programas y normas adecuadas, para el desarrollo de los recursos naturales, dentro de los cuales se incluyen los agropecuarios, minerales y la energía eléctrica, etc., y además para el crecimiento de ciudades y colonizaciones o desarrollo regional rural.

 

Planificación de corto plazo: el período que cubre es de un año.

Planificación de mediano plazo: el período que cubre es más de un año y menos de cinco.

Planificación de largo plazo: el período que cubre es de más de cinco años” (W. Jiménez C., 1982).

 

Según Cortés, los planes se pueden clasificar también de acuerdo al área funcional responsable de su cumplimiento: Plan de Producción, Plan de Mantenimiento, Plan de mercadeo, Plan de Finanzas, Plan de Negocios.

 

Según el alcance, los planes se pueden clasificar como:

  • Intradepartamentales, si se aplican a un departamento. Ejemplo: plan de mantenimiento mecánico.
  • Interdepartamentales, si afectan a más de un departamento, ejemplos: plan de seguridad industrial.
  • Para toda la organización. Ejemplo: Presupuesto.

 

También pueden ser considerados como planes las políticas, los procedimientos, las normas y los métodos de trabajo.

Las políticas son líneas generales o directivas amplias que establecen orientación para la toma de decisiones. Ejemplo: promoción interna del personal.

Los procedimientos son reglas que establecen la forma convencional de organizar actividades para cumplir una meta. Ejemplo: cierre de un ejercicio comercial.

Los métodos son formas sistemáticas y estructuradas para realizar actividades en forma eficiente.

Las normas son regulaciones estrechas que definen con detalle los pasos y acciones para realizar actividades repetitivas.

 

Pasos del proceso de planificación.

El proceso de planeación incluye cinco pasos principales (Cortés, 1998):

1) definición de los objetivos organizacionales;

2) determinar donde se está en relación a los objetivos;

3) desarrollar premisas considerando situaciones futuras;

4) identificar y escoger entre cursos alternativos de acción;

5) puesta en marcha de los planes y evaluar los resultados.

 

Planificación y niveles gerenciales.

Los administradores de nivel superior generalmente invierten más tiempo en la planificación que los administradores de nivel bajo. Los administradores de nivel inferior se encuentran altamente implicados en las operaciones diarias de la organización y, por lo tanto, tienen menos tiempo para contribuir a la planificación que la alta dirección. Los administradores de nivel medio usualmente invierten más tiempo en la planeación que los administradores de nivel inferior, pero menos que los administradores de nivel superior.

 

El tipo de planificación realizada por los administradores también cambia a medida que éstos ascienden en la organización. Típicamente, los administradores de nivel inferior planean a corto plazo; los administradores de nivel medio planean a un plazo un tanto más prolongado; y los administradores de nivel superior planean a un plazo más prolongado.

 

La experiencia de los administradores de nivel inferior con las operaciones cotidianas los convierte en los mejores para planear en cuanto a lo que debe hacerse en el corto plazo para alcanzar los objetivos organizacionales. Los administradores de nivel superior usualmente tienen una mejor visión de la situación organizacional como un todo y por lo tanto se encuentran mejor dotados para planificar a largo plazo.

 

Relación entre la Planificación y el Control.

La planificación proporciona estándares (indicadores) de control contra los cuales puede medirse el desempeño. Si existe una desviación significativa entre el desempeño real y el planeado, puede tomarse una acción correctiva. Un ejemplo claro de los planes empleados como estándares de control se puede encontrar en los presupuestos.

 

Estos presupuestos proporcionan la base para estándares continuos de control durante todo el año de operaciones. Si el desempeño real no corresponde estrictamente al desempeño planeado  y presupuestado, hace que se aplique una acción correctiva.

 

Desde un punto de vista muy general puede considerarse que todo proyecto tiene tres grandes etapas:

Fase de planificación. Se trata de establecer cómo el equipo de trabajo deberá satisfacer las restricciones de prestaciones, planificación temporal y coste. Una planificación detallada da consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca son bien recibidas.

 

Fase de ejecución. Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realización propiamente dicha del proyecto, la ejecución de la obra de que se trate. Responde, ante todo, a las características técnicas específicas de cada tipo de proyecto y supone poner en juego y gestionar los recursos en la forma adecuada para desarrollar la obra en cuestión. Cada tipo de proyecto responde en este punto a su tecnología propia, que es generalmente bien conocida por los técnicos en la materia.

 

Fase de entrega o puesta en marcha. Como ya se ha dicho, todo proyecto está destinado a finalizarse en un plazo predeterminado, culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado, comprobando que funciona adecuadamente y responde a las especificaciones en su momento aprobadas. Esta fase es también muy importante no sólo por representar la culminación de la operación sino por las dificultades que suele presentar en la práctica, alargándose excesivamente y provocando retrasos y costes imprevistos.

 

A estas tres grandes etapas es conveniente añadir otras dos que, si bien pueden incluirse en las ya mencionadas, es preferible nombrarlas de forma independiente ya que definen un conjunto de actividades que resultan básicas para el desarrollo del proyecto:

Fase de iniciación. Definición de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su ejecución. Las características del proyecto implican la necesidad de una fase o etapa previa destinada a la preparación del mismo, fase que tienen una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y que deberá ser especialmente cuidada. Una gran parte del éxito o el fracaso del mismo se fraguan principalmente en estas fases preparatorias que, junto con una buena etapa de planificación, algunas personas tienden a menospreciar, deseosas por querer ver resultados excesivamente pronto.

Fase de control. Monitorización del trabajo realizado analizando cómo el progreso difiere de lo planificado e iniciando las acciones correctivas que sean necesarias. Incluye también el liderazgo, proporcionando directrices a los recursos humanos, subordinados (incluso subcontratados) para que hagan su trabajo de forma efectiva y a tiempo.

 

Los periodos generales de duración los podemos ver a continuación:

Estas etapas citadas presentan, sin embargo, características bastante diferentes según se trate de proyectos internos o de proyectos externos. Las principales diferencias aparecen en la etapa de planificación. En el proyecto externo existen un conjunto de acciones que se relacionan con la necesidad de presentar una oferta al cliente y lograr la adjudicación del contrato en competencia con otras empresas o personas.

 

Si, por la razón que fuere, el contrato no se consigue el proyecto queda abortado antes de haberse comenzado y carece de sentido preocuparse de cómo debe ser gestionado. La exigencia comercial tiene, pues, un carácter prioritario para las empresas, siendo la consecución del contrato paso imprescindible para poder acometer un proyecto concreto y, con una perspectiva más amplia, condición esencial para la supervivencia de la empresa.

 

Haciendo referencia a las tres grandes etapas nombradas al principio, podemos ver la diferencia entre ambos tipos de proyectos:

Cuando se abordan proyectos grandes y complejos, la consecución del resultado final depende de la realización armónica del conjunto de las etapas pertinentes con ayuda de los medios materiales y humanos requeridos en cada momento. La concepción de las fases que han de ejecutarse, el orden de encadenamiento lógico de las mismas y la estimación de la naturaleza y cantidad de recursos a emplear en cada momento, precisan de un conocimiento profundo de las tecnologías que concurren en el proyecto y de una experiencia que permita prever y superar las dificultades que en la práctica suelen aparecer.

 

A continuación se presentan las distintas etapas en el desarrollo de una Planificación:

ETAPA 1  El “promotor” expone sus necesidades y el deseo de resolver el problema por medios informáticos. Se crea un primer documento breve que recoge el anteproyecto y es aprobado por la dirección o el comité correspondiente.

 

ETAPA 2  El estudio de oportunidad concreta los objetivos y resultado a aportar por el proyecto, los plazos y costes previstos y los medios a emplear.

 

ETAPA 3 El jefe de proyecto define, ya en detalle, con el apoyo de los técnicos de su equipo, el contenido del proyecto, su análisis funcional, las cargas de trabajo previstas y la metodología a desarrollar.

 

ETAPA 4  A partir del análisis funcional se determinan en forma definitiva los volúmenes, cargas de trabajo, calendario y medios a utilizar, dando lugar al contrato formal entre cliente, usuarios e informáticos, frecuentemente conocido con el nombre de cuaderno de cargas o, más concretamente, “pliego de especificaciones”.

 

ETAPA 5  Los técnicos realizan el análisis orgánico y las especificaciones para programación.

 

ETAPA 6 Se realiza la programación de la aplicación y las pruebas para programación.

 

ETAPA 7  Al resultar satisfactorias las pruebas se realiza la recepción provisional, dando lugar a los manuales de usuario y de explotación.

 

ETAPA 8  La puesta en marcha de la aplicación es una fase delicada que requiere una estricta vigilancia hasta comprobar su correcto funcionamiento. A continuación se realiza un balance de los resultados del proyecto.

 

ETAPA 9 Después de varios meses de funcionamiento de la aplicación se debe realizar un balance que permita apreciar los beneficios que realmente ha producido a la empresa.

 

ETAPA 10  Transcurridos uno o dos años, debe efectuarse una auditoria de la aplicación que permita comprobar si sigue siendo adecuada o si es necesario introducir modificaciones.

 

Desde el punto de vista de la metodología de gestión de proyectos, también pueden identificarse varias fases que generalmente deberán darse en todo tipo de proyectos:

  • Decisión de acometer el proyecto.
  • Nombramiento del jefe de proyecto.
  • Negociación de objetivos.
  • Preparación.
  • Ejecución.
  • Información.
  • Control.
  • Por qué es importante.

 

Hoy día las posibilidades de realizar un buen planeamiento se han visto favorecidas por el desarrollo de la informática (software y hard), que ha optimizado la capacidad para generar, almacenar, procesar y transportar información. Sin embargo la tecnología por sí sola no es suficiente: quienes integran el CEO de las organizaciones y principalmente los Directores de Comunicación, deben saber utilizarla y la cultura empresaria debe estimular las innovaciones y los cambios armoniosos que producen la integración de la tecnología y el torrente de información.

 

Cierto es que no son muchas las empresas o consultoras que se dedican a estos temas o que cuentan con los profesionales preparados para tales fines. Pero como dice el dicho “una imagen vale más que mil disculpas” por lo tanto cuidarla se torna imprescindible, claro que no solo para la imagen sino también para los negocios.

 

Por otra parte, es una herramienta de posicionamiento anticipado que permite a la organización saber las amenazas y oportunidades para ganar clientes, posicionar, lanzar y/o retirar productos, en síntesis anticiparse y adecuarse a los cambios del mercado y de la sociedad.

 

Para terminar no hay que olvidar que la calidad de un trabajo de planificación no se mide por la capacidad de hacer predicciones correctas, sino por el cuestionamiento de los modelos mentales y la transformación de las personas implicadas, el desarrollo de sus habilidades para la coordinación y la concertación de estrategias, y el estímulo a la instrucción y los procesos cognitivos que coadyuven a comprender y conducir una acción eficaz, en beneficio de los hombres del mañana.

 

Conclusión

Si una organización aspira a permanecer sana debe plantearse objetivos realistas. La planificación está comprometida en la fijación de los objetivos de la organización y en las formas generales para alcanzarlos. La opción frente a la planificación es la actividad aleatoria, no coordinada e inútil. Los planes efectivos son flexibles y se adaptan condiciones cambiantes.

 

Debe hacerse notar que ni la planificación estratégica ni la operativa es un esfuerzo ocasional si se quiere que sea efectiva y logre los resultados deseados. Más bien es un círculo continuo que nunca debe terminar en una organización; debe ser vigilada periódicamente, revisada y modificada de acuerdo con los resultados internos, y externos y los eventos.

 

Modelos de Planeamiento del Turismo

Sustentable

El turismo necesita un planeamiento que permita la utilización de los recursos sin destruirlos permitiendo la preservación para las generaciones futuras del patrimonio explorado. Para que, tal principio, sea respetado tornándose imprescindible planear de forma participativa trayendo los diversos actores del turismo para el debate.

Gestión responsable

La gestión responsable y sostenible de los recursos naturales y el respeto a la preservación de la identidad cultural de las poblaciones nativas han servido como base para la reflexión en el momento del planeamiento de destinos turísticos para construir acciones que satisfagan las aspiraciones y necesidades de desarrollo de muchos destinos. Brasil es un país con potencial turístico, gracias a sus bellezas naturales, diversidad cultural y biológica, y la impresionante riqueza cultural de las personas. El turismo además de servir como fuente de ingresos para los inversores también puede promover el desarrollo sostenible de las ciudades a través de la gestión y ejecución de un planeamiento sustentable efectivo creado de forma participativa e integrada.

Participativo

La actividad turística necesita de la actuación del sector privado cuando pensamos que el despliegue de hoteles, restaurantes y agencias, sin embargo hay otros actores aún más importantes. Los titulares de la cultura local, es decir, la comunidad es un socio central, porque es este que convivirá con el flujo turístico y sus impactos. Otro posible actor es el tercer sector o las organizaciones no gubernamentales, sociales y ambientales y son un sello que puede ayudar en las discusiones sobre las alternativas para la inclusión social y la utilización sustentable de los recursos naturales. La comunidad científica participa la promoción del proceso metodológico correcto. Tomando incluso el sector público, como un agente auxiliar, que está dirigiendo el proceso pautando las reflexiones de cada momento e “engatillar” el proceso con la implementación, ya sea solo o en asociación, las acciones planeadas dentro de este proceso de consenso del planeamiento y gestión.

Integral

Otra característica necesaria al planeamiento del turismo es su visión integral, fruto de la contribución del carácter de planeamiento participativo, la integridad de da a través de las diferentes visiones que cada actor involucrado puede aportar con la percepción de que el destino no se limita a las fronteras geopolíticas de los núcleos receptores.

La percepción integral de un destino puede venir en contra, con los límites municipales, estatales (sub-nacionales) o mismo federales (Nacionales), pues constata la movilidad de los turistas y la participación de los asentamientos que porque están distantes de los núcleos turísticos a menudo son olvidadas a la hora del planeamiento del destino turístico.

 

La actividad turística

La actividad del turismo es, actualmente, uno de los sectores de la Economía que presenta los índices más elevados de crecimiento en el contexto de la economía mundial. El turismo mueve anualmente alrededor de US$ 3,5 billones, y sólo en los últimos diez años, amplió su actividad en un 57%. (Datos de EMBRATUR). Sin embargo, no todas las formas de turismo, en muchos casos, generan un desarrollo que permita un retorno económico para la comunidad involucrada, sobre todo cuando se trata de turismo de masas, donde el medio ambiente sufre graves consecuencias, incluso agotando los recursos utilizados.

 

Ecoturismo.

El ecoturismo surgió como una forma de promover el turismo sustentable y minimizar los aspectos negativos del turismo de masas. Para Héctor Ceballos-Lascuráin, el ecoturismo es una forma de turismo donde se da una gran importancia al medio ambiente natural. Esta actividad tiene como principales objetivos la conservación, planeamiento, desarrollo y gestión de áreas naturales y la utilización sostenible de sus recursos. Por otra parte, el uso adecuado de los recursos naturales permite el desarrollo económico, garantizando al mismo tiempo, los legados de la Naturaleza para las generaciones futuras.

 

Ejemplo para tener en cuenta:

Burson-Marsteller es una firma global líder en relaciones públicas y asuntos públicos

Los invito a que lean el siguiente link para que puedan comprender como se maneja algunos temas importantes de RRPP como ser:

  • Comunicación de Marca
  • Comunicación Corporativa
  • Investigación de Mercado

http://latam.bm.com/Nuestros%20Servicios/Pages/Default.aspx

 

 

Presupuestos de medios de impresión y de eventos

Presupuesto en eventos

Al organizar un evento, la confección del presupuesto es parte fundamental para su planificación. Qué elementos no pueden faltar al proyectarlo.

 

Cuando se organizan eventos, se debe comenzar principalmente por el presupuesto, que es la base de la planificación posterior, ya que es a partir de éste monto de dinero determinado, que se procederá a la elección de todos los demás elementos que intervienen (el lugar, la cantidad de invitados, el tema, entre otros).

 

Tipos de eventos

Se denomina evento, a un suceso atemporal que se lleva a cabo, produce o se gestiona, a partir de una necesidad de comunicar un servicio, producto, conocimiento o información.

Los eventos se pueden clasificar en:

Oficiales: son encargados por organismos oficiales o instituciones y se orientan a un protocolo y ceremonial determinado.

Privados: son encargados por organizaciones de tipo privadas y se orientan generalmente a un público determinado.

Producidos: se gestionan desde una persona y tienden a cubrir una demanda social, empresarial, institucional.

 

Entre los distintos tipos de eventos se pueden nombrar: presentación de productos y/o servicios, actos de empresas, cursos, seminarios, ceremonias, desayunos de trabajo, conferencias de prensa.

 

Preparación de una lista con los gastos fijos del evento

En todo presupuesto, hay una lista de costos fijos que hay que cubrir, más allá del número de asistentes al evento. Entre estos costos se cuentan el lugar donde se desarrollará, gastos de producción, imprenta, logística y honorarios de las distintas personas que trabajarán en el mismo.

 

Los preparativos en la sede son los costos más elevados, que por supuesto varían de acuerdo al tipo de evento. Si se toma como ejemplo un congreso, los gastos más importantes son: diseño, atriles, estrado, telón, mobiliario diverso, alfombras, cortinas, asientos, construcciones especiales, paneles, decoración de la sala y diseño del espacio.

 

Sonido e iluminación: técnicos de sonido, derechos de autor de la música, micrófonos varios, equipamiento técnico, transporte, montaje y desmontaje.

 

Con respecto a la sala contratada, en algunos casos se deberá pagar un depósito para asegurar la reserva.

 

Si se utiliza una empresa externa para la logística, éste es un costo que no variará mucho desde su contratación hasta la finalización. Sin embargo, no significa que no se deban considerar si ciertas tareas son necesarias y en qué momento lo serán. Si se necesita ayuda mayormente durante las mañanas de la convención, no hace falta que el personal esté todo el día, y así se lo podrá contratar por medio día ahorrando la tarifa de la jornada completa.

 

Dentro de los servicios con costos fijos se incluyen el personal de seguridad, cartelería interna y externa, intérpretes, entre otros.

 

La lista con la estimación de los costos variables

Los costos variables son generalmente mayoría en un presupuesto, por lo que hay que controlarlos muy de cerca para que no se excedan y que el presupuesto se sobrepase.

 

Entre estos costos se pueden incluir el catering: abarca las comidas, refrigerios y cenas; el alojamiento; gastos de viajes de invitados especiales y sus acompañantes y gastos de su recepción y traslado; impresiones varias, seguros, estacionamiento, impuestos, programa de acompañantes, obsequios a participantes y acompañantes, fotocopiado, mensajería, presentación del material (encuadernación y doblado) papelería, uniformes del personal.

 

Distribución del presupuesto del evento y gastos imprevistos

Para poder llevar adelante el presupuesto estipulado, lo mejor es dividirlo según tipo de costos, así se podrán clasificar y establecer mejor los distintos elementos intervinientes.

 

Dentro del presupuesto es conveniente destinar entre el 30 a 35% a los costos fijos, entre el 50 a 60% a los costos variables, y el resto a gastos imprevistos, generalmente derivados de los costos directos.

 

Actividades de cierre del evento

Cuando se estima el presupuesto, no debe dejarse de lado las actividades de cierre del evento ya que éstas también forman parte del mismo e implican gastos.

 

Por lo tanto el presupuesto abarcará desde el día de inicio de la planificación hasta el momento final del evento.

 

Dentro de las actividades post evento podemos incluir: agradecimientos a personas, empresas, autoridades; recopilación y archivo de material; balance general y presentación de los resultados obtenidos, informe final de prensa, entre otros.

 

http://gratis.portalprogramas.com/Presupuesto-Eventos.html

Excel Presupuesto de Eventos es un programa muy útil para todas las personas que deben trabajar en la preparación de eventos varios y dentro de sus tareas, tengan que preparar los presupuestos para ellos. Este programa les ayudará a agilizar sus tareas en la creación de estos presupuestos, ya que nos ofrecerá todo lo que necesitamos para tener unos presupuestos completamente profesionales para entregar a quien debamos.

 

El programa se puede usar tanto para hacer los presupuestos de los eventos profesionales, pero también lo podemos usar para hacer los presupuestos de los eventos personales que queramos organizar, de manera que podamos controlar los gastos de cada uno de ellos sin excedernos.

 

La interfaz del programa es muy intuitiva y fácil de usar, en la que veremos todas las partidas para cada uno de los presupuestos que hayamos entrado en él. De esta manera, a parte de saber el coste total, también podremos saber fácilmente si todo está correcto o si nos hemos dejado algún detalle que queramos incluir.

 

http://office.microsoft.com/es-es/templates/results.aspx?qu=Presupuesto

Plantillas de Microsoft Office que pueden utilizar como base para el armado de distintos presupuestos.

 

 

Etapas de los eventos: a grandes rasgos ¿qué sucede en cada una?

Sea cual fuere el tipo de evento que organicemos, existen, tres grandes etapas que están muy bien diferenciadas en cuanto al manejo de los tiempos, la cantidad de recursos que necesitaremos y las acciones que realicemos.

 

  • Pre – evento: Comienza desde que empezamos a llevar a cabo esa primera idea que teníamos, arrancando con la planificación, que es esencial para cualquier tipo de evento. Finaliza cuando nos trasladamos al sitio elegido para el evento y comenzamos a prepararlo.

Las actividades fundamentales durante esta etapa están ligadas al establecimiento de objetivos y posterior realización de cada uno de ellos, teniendo en cuenta que para llevar adelante algunas de las actividades va a ser necesaria la finalización de otras.

Una actividad fundamental para nuestro evento es la promoción y difusión ya que nos va a permitir conseguir participantes e ir midiendo el interés de los potenciales asistentes.

Además, nos ocuparemos del temario y el programa con la agenda de actividades que brindaremos él o los días del evento.

El relevamiento de las posibles sedes para elegir la que se adapte a nuestras necesidades también es una actividad fundamental para trabajar en esta etapa.

Es el momento de dar conocer nuestro futuro evento a los sponsors, que nos ayudarán a financiar, junto a otras acciones, nuestro evento.

La búsqueda y selección de proveedores también se realiza en esta etapa.

A medida que nos vamos acercando a fechas críticas (que establecimos en la planificación, o la fecha del evento, se requiere mayor cantidad de recursos, ya que las actividades para realizar y controlar se van incrementando.

Durante el evento: Comienza cuando la organización se traslada a la sede del evento y finaliza luego del desarme de las instalaciones temporarias en la sede.

Esta etapa es la más intensa, la que requiere de mayor coordinación y supervisión, ya que para este momento todo tiene que estar en marcha, con las funciones delegadas a cada responsable, con la logística bien planificada y con una agenda a seguir.

  1. Armado
  2. Acreditación de los asistentes
  3. Agenda de actividades del evento
  4. Desarme

Post – evento: Esta etapa es tan importante como el resto ya que una vez concluido el evento es importante evaluar y analizar los logros resultados obtenidos

El tiempo ideal para realizar la evaluación es durante la primera semana post congreso o jornada.

Además de la evaluación interna es importante agradecer por escrito a los participantes y colaboradores de las diferentes actividades.

 

ANTES DEL EVENTO

Etapas del presupuesto de tu evento

Un evento es una actividad muy dinámica, que desde que te encontrás planificándolo y hasta momentos previos al “Día D”, podrás ir tomando diversas decisiones que podrán cambiar el rumbo de las acciones que hayas planeado previamente. Debido a este dinamismo y a que trabajarás de manera conjunta con distintos proveedores, son razones suficientes por las cuales tu presupuesto puede verse modificado ampliamente.

Como te contamos en un post previo, el presupuesto puede estar previsto desde el comienzo de la planificación (por ejemplo para eventos empresariales, como un lanzamiento de producto, o sociales, como cumpleaños o casamientos) o bien, adaptar los costos del presupuesto de acuerdo a los ingresos que puedas obtener por patrocinadores o venta de entradas. Estas posibilidades hacen que nuestro presupuesto cambie más allá de los aumentos naturales que sufrirá de acuerdo al índice de inflación que exista en tu país.

De todas maneras, es importante que comiences a planificarlo desde que estableces los objetivos, ya que de esta manera podrás analizar propuestas y conseguir mejores precios y descuentos de tus proveedores, lo que resultará favorable para tu presupuesto.

Podemos decir que tu presupuesto pasará por tres etapas y que desde la primera a la última puede modificar sus números ampliamente:

  • En la primera etapa: tu presupuesto es apenas un punteo de la lista de necesidades que estableces al inicio y que, con el correr del tiempo se modificará de acuerdo a las ideas que vayan surgiendo (como por ejemplo agregar un espectáculo a tu evento, o realizar un gasto extra en la ambientación).

 

  • En la segunda etapa: Se acercará más a la realidad, ya que comienza cuando cuentas con presupuestos reales y comienzas a tomar las decisiones de a qué proveedores contratar. En esta instancia seguramente, te sucederá que no tienes confirmados 100% la cantidad de invitados o asistentes a tu evento, por lo que algunos presupuestos no podrás cerrarlos hasta conocer el número final a contratar. Esto te sucederá por ejemplo con los proveedores del catering, las imprentas que impriman material para el evento como programas, credenciales de identificación o diplomas. Algunas cuestiones sí estarán cerradas en cuanto a números ya que la sede va a estar contratadas al igual que el presupuesto destinado para la difusión y promoción del evento. Generalmente en esta etapa, estarás realizando las señas correspondientes para la contratación de los distintos productos y servicios que utilizarás durante el evento.

 

  • En la tercera etapa: Ya te encontrás muy cerca del encuentro, conocés la cantidad de participantes y ya son pocas las cosas que pueden cambiar en tu presupuesto, a esta altura los proveedores ya cuentan con el 50% de seña y deberás preparar para que una vez finalizado su servicio, generalmente una vez finalizado el evento, pagues el 50% restante. Si lo planificaste correctamente, habrás dejado un pequeño porcentaje para imprevistos o cambios de último momento, por lo que si tenés que modificar algo o comprar algún extra, podrás utilizar ese monto guardado para estas situaciones.

 

 

La base de datos, un eje importante a la hora de organizar un evento

En eventos institucionales como congresos, conferencias, talleres o unos cursos, uno de los objetivos por los cuales se realizan eventos, es el armado y la actualización de una base de datos, que es la recopilación de información personal, relacionada con quien organiza y con el evento.

La base de datos comienza a gestionarse durante la etapa del Pre – Evento. Se utiliza durante el evento hasta su finalización, para realizar la evaluación.

 

Una base de datos es fundamental para:

  • Contactarnos con los potenciales asistentes
  • Comunicar novedades, fechas límite, etc.
  • Enviar invitaciones
  • Realizar informes periódicos con respecto a los inscriptos (cantidad y distintas segmentaciones) y así poder medir cuánta gente se inscribió hasta “x” momento.
  • Realizar el informe final y el balance contable.

 

Cuando comienza la planificación del evento, se empieza a confeccionar esta base de datos. El punto de partida puede ser desde datos de eventos anteriores o de los miembros de la entidad que organiza, si el evento es organizado por una asociación o fundación, por ejemplo. Esta base la iremos complementando a través de distintas acciones promocionales:

  • Participando en eventos previos al nuestro
  • Haciendo convenios con otras entidades
  • Incorporando los datos de quienes nos consultan en la web, por teléfono o por mail
  • A través de contactos de los miembros del comité organizador
  • Incorporando también a los distintos invitados que van a participar de forma activa en el evento.

 

Existen distintas herramientas online y offline para la recopilación de estos datos, lo importante es encontrar la más cómoda, útil y que se adapte a las necesidades del organizador.

 

Los datos básicos que te recomendamos solicitar para completar esta base pueden ser:

Nombre y Apellido: _____________________________________________

Título / Profesión / Especialidad: _________________________________

Domicilio: _______________________________________________________

Ciudad / País / CP: ______________________________________________

Teléfonos / Fax / Celular: __________________________________________

E-mail: _____________________________________________________________

 

A esta información se le puede agregar datos tanto de la entidad organizadora (número de socio, categorías si las hubiera, etc), como características respecto a la participación de la persona en el evento (asistente, disertante, coordinador, invitado especial, de curso, taller, simposio etc).

Todas estas segmentaciones que utilicemos, nos van a permitir realizar consultas por categoría y poder tener un manejo de las estadísticas:

  • Académicas: el tipo de participación  de los asistentes durante el evento (oradores, coordinadores, etc.)
  • Contables: pagos de inscripciones, balances, etc.
  • Administrativas: cantidad de asistentes, acreditaciones, diplomas, etc.

 

Los recesos en un evento

 

A la hora de organizar un evento y de programar las actividades que irán sucediendo durante sus jornadas, es importante que también planifiques los momentos de descanso, que variarán en tiempo y horarios de acuerdo a la duración total del encuentro.

Generalmente, estos pequeños momentos tienen como fin el intercambio entre los asistentes y, si hubiera exposición comercial, sería el momento de recorrerla y conversar con los patrocinadores. También brindan la posibilidad de descansar la atención que los participantes tienen durante la serie de conferencias, talleres, cursos y otras actividades que se encuentren dentro del evento.

Los recesos pueden tener una duración de entre 15 y 30 minutos, si se realizan a media mañana y en la tarde y entre 1 y 2 horas para el almuerzo. Al momento de planear esos recesos, es importante definir dónde podrán ubicarse y desplazarse los asistentes.

Estos descansos además, sirven para dividir los distintos bloques de actividades. Si realizás actividades paralelas en diferentes salones, te recomendamos programar los recesos en el mismo horario, ya que casi siempre los participantes eligen asistir a charlas en diferentes salones, y horarios de comienzo diferentes entorpecerían en la elección de qué actividades asistir.

Otro tema clave es la puntualidad. Es importante respetar los horarios de inicio y fin de las actividades para poder aprovechar al máximo los tiempos libres.

Durante el descanso, puedes incluir un lugar donde se ofrezcan bebidas, como café, té, gaseosas, jugos y aguas, además de alguna comida, según el horario del coffee break. Si el presupuesto te lo permite, es mejor hacerse cargo del costo de este servicio, pero en caso de no poder ofrecerlo, siempre es mejor que haya un lugar cerca (si es dentro del ámbito del evento mejor!) donde puedan comprar algo para tomar.

¿Por qué invitar a la prensa a mi evento?

Si estás organizando un evento institucional, artístico o empresarial, invitar a la prensa a tus actividades es muy importante, ya que son quienes luego, harán una reseña publicando en sus medios lo sucedido durante el encuentro. Hay quienes organizan eventos especiales para la prensa o contratan agentes especiales para estas tareas, pero si tu presupuesto no lo permite, es importante tener en cuenta algunos tips al momento de recibirlos.

Primero te contamos algunas de las razones para invitar a la prensa:

  • Para que otros hablen del evento
  • Para que se difundan las actividades de tu institución (un evento solidario, un congreso, unas jornadas) o de tu empresa (el lanzamiento de un producto, la inauguración de una sede)
  • Para reseñar eventos sociales o culturales como eventos masivos, recitales, shows, espectáculos o algún acontecimiento que sea interesante que los periodistas compartan con su audiencia
  • Para lograr un recordatorio de marca y tener presencia entre quienes no asistieron al evento
  • Para que se generen notas no publicitarias a veces mejor recibidas por la audiencia (la prensa es diferente a la publicidad, que es paga)

 

Antes del evento:

Te recomendamos que planifiques y gestiones prestando especial atención al trato con los periodistas, ya que, si organizas eventos con frecuencia pueden transformarse en aliados imprescindibles para las diferentes acciones de promoción de tu evento.

Realiza un contacto personalizado con los diferentes periodistas vinculados a la temática de tu evento, envíales material y haz un seguimiento de cómo recibieron la información y si podrán cubrir el encuentro.

 

Durante el evento:

Acreditaciones especiales para la prensa: Señalizá y dejá un espacio para recibir a los periodistas que se acreditarán al evento. Puedes elegir la forma en que lo harás, en muchos casos, se les solicita que se pre-acrediten* pero puede pasarte que algunos medios se enteren de tu evento a último momento y quieran ir a cubrirlo igual. En muchos eventos sucede que no tienen previsto esta posibilidad, y ante la llegada inesperada de diferentes medios no saben cómo resolverlo. Es mejor tener en claro cuáles serán los pasos a seguir y comunicárselo a todo el personal que se encuentre en la recepción del evento, así los periodistas no tienen que ir de un lado a otro.

 

Es importante que también destines un espacio especial para la prensa (oficina de prensa), con acceso a internet, computadoras, cafés, bebidas, y algo para comer, ya que si el evento dura todo el día y el medio decide realizar una cobertura todo el tiempo, van a necesitar un espacio para procesar y enviar el material. Esto les facilitará su trabajo y a vos como organizador te sirve porque rápidamente se publicará material fresco del evento. Si la actividad dura más de un día y se publica en un diario o un medio digital desde el primer día, puedes hasta conseguir más participantes para tu evento.

Después del evento:

 

Realiza un seguimiento de los medios que hablaron de tu evento y envía agradecimientos personalizados

Cuál es la mejor estrategia de difusión para mi evento

El éxito de un evento depende del cumplimiento de los objetivos de los organizadores. Entre esos objetivos sin lugar a dudas se encuentra el conseguir la mayor asistencia posible de nuestro público potencial. Para lograr esto, es necesario trabajar mucho durante la etapa de planificación encontrando una estrategia de difusión que llegue a nuestra audiencia, y les interese asistir al curso, taller, congreso o conferencia que se les proponga.

Para lograr esto, es necesario definir dos cuestiones:

  • Cuál es el mensaje a comunicar
  • Cómo es el público al que se apunta

 

En lo que respecta al mensaje, es necesario que sea claro y que responda una serie de interrogantes que van a definir el interés o no del posible asistente a nuestro evento: Las 5 W

  • What / Qué: En este punto hablamos de la denominación del evento, el nombre y sus contenidos
  • Who / Quién: quién organiza, quiénes son los invitados especiales, oradores, moderadores, coordinadores, etc.
  • Where / Dónde: La sede de la reunión, capacidad, servicios e infraestructura
  • When / Cuándo: la fecha y duración del evento
  • Why / Por qué: la temática y los objetivos que motivan la reunión

A esto podemos sumarle una sexta pregunta:

  • How / Cómo será el desarrollo, el programa, los recursos, patrocinios y auspicios.

 

La identidad que estés buscando darle a tu evento te va a ayudar a establecer el mensaje que querés comunicar.

 

Por otro lado, tenemos que analizar, nuestro público objetivo, nuestro TARGET, poder identificar a nuestra audiencia, formulando cuál es el perfil de los potenciales asistentes. ¿Son formales o informales? ¿Son extremadamente serios o esperan un contacto más suelto y personal?. No es lo mismo un Congreso de Medicina que un evento de Networking para emprendedores.

 

Una vez que tenés bien en claro estos puntos, va a ser más fácil determinar los canales más óptimos de difusión. A continuación compartimos los principales, para que vos elijas él o los más óptimos para la difusión de tu evento:

  • Sitios Web o Blog: Va a ser el lugar al cual acudan los potenciales asistentes para ampliar la información que reciben sobre el evento
  • Correo Electrónico: Si contás con una buena base de datos, puede ser muy eficiente, ya que podemos tener un alto alcance a muy bajo costo.
  • Redes Sociales: No alcanza únicamente con una web o blog, sino que es importante posicionar tu evento en las redes sociales como facebook, twitter, linkedin y hasta youtube.
  • Correo Directo: Confección de Folleto informativo o “Anuncios” previos al evento y envío por correo postal. Este medio es más costoso y tomará más tiempo, ya que tenés que diseñar e imprimir y luego hacer envío por correo postal para que llegue a los domicilios de tu base de datos.

 

Envío de gacetillas a los medios

Las acciones de prensa ayudan a difundir tu evento y te acercan a lograr algunos objetivos, logrando generar más confiabilidad de los receptores, ya que tu evento puede darse a conocer a través de los distintos medios de comunicación (televisión, radio, gráfico y digital).

Para la gestión de prensa, las gacetillas son uno de los elementos más utilizados y de muy sencilla elaboración que pueden enviarse por los diferentes canales de comunicación. Para su elaboración hay una serie de tips para tener en cuenta, pero básicamente hay que armarla parecida a una nota como se lee en la prensa. Tiene que tener información real, además de ser corta y concisa. Cuando los periodistas reciben gacetillas, separan las que pueden llegar a ser de interés para su público, por este motivo es importante la información que vuelques en tu comunicado de prensa.

Los contenidos que debe tener tu gacetilla son:

Encabezado:

  • Nombre la persona o entidad organizadora y nombre del evento (si tenés logo mejor!)
  • La fecha y la hora del evento, para que evalúen cuándo publicarlo (dependiendo del medio. En general, los gráficos tienen distintas fechas límite de cierre, por ejemplo una revista mensual requiere recibir la información con mucha mayor anticipación que un diario)
  • Destinatario: Funcionan mejor las gacetillas personalizadas que van dirigidas a un periodista en particular de “x” sección/medio.
  • Indicación de cuándo puede darse a conocer la información que contiene la gacetilla. “Publicar a partir de…”

 

Cuerpo principal:

  • Titular: Una gacetilla funciona mejor con un título que indique el contenido de la nota además de usar la creatividad para lograr un título llamativo. Si la envías por e-mail esto es fundamental para que no descarten la información cuando reciben el correo.
  • Copete: Breve resumen en pocas líneas de la nota. Muchas veces sucede que es lo único que utilizan para publicar, por eso es importante que en ese párrafo se encuentren respondidas las 5 “W”.
  • Desarrollo de la nota: Toda la información debería explicarse en no más de dos párrafos. Si envías por e-mail, puedes agregar hipervínculos para ampliar la información de la gacetilla.
  • Cierre: En el último párrafo puedes incluir algunas conclusiones y datos de los informantes.

 

Pie de página:

  • Datos de contacto: nombre y teléfonos, e-mail y horarios para comunicarse

 

 

Los “kits” de difusión

 

La difusión, es una de las tareas en las que más debes trabajar durante la etapa del pre-evento y por eso en este blog siempre lo tenemos presente, compartiendo consejos para la promoción de tu evento a través de los diferentes medios, tradicionales y digitales. Pero hoy queremos hacer hincapié en uno de los métodos más eficientes de difusión que es “el boca en boca”.

 

Si bien, quienes se encuentren en tu base de datos son los primeros en recibir la información de tu actividad, debes apelar a ellos y a todos los participantes activos (como oradores, pre-inscriptos, patrocinadores, instituciones, quienes se encuentren en las diferentes áreas de la organización, etc.) para que pasen la voz entre sus colegas y conocidos que se encuentren dentro del perfil de posibles asistentes al evento.

Para fomentar esta recomendación entre colegas, generar una serie de materiales de difusión especiales, con la información básica del encuentro, puede ayudarte a que, quienes se enteran de tu evento puedan luego mantenerlo presente y posteriormente inscribirse y participar.

Algunas ideas pueden ser señaladores, llaveros, imanes, postales y/o calendarios.

Esto puedes decidirlo de acuerdo a tu presupuesto.

No te olvides de incluir la información básica que es:

  • Logo y nombre del evento
  • Fecha
  • Lugar
  • Sitio web o blog
  • E-mail y teléfono de contacto

 

De esta manera a quienes les interese van a ingresar a tu sitio web o comunicarse para ampliar la información.

Quienes participan en la organización del evento pueden tener este material siempre y a medida que asisten a eventos previos o se encuentran con colegas les pueden comentar sobre el evento y dejarle la información, por eso los llamamos kits.

 

Cómo promocionar mi evento en Facebook

Las redes sociales son un espacio de intercambio de información y generación de relaciones. Cada vez cobran mayor relevancia entre los organizadores eventos, ya que pueden ser muy útiles para compartir y difundir los diferentes encuentros, además de poder generar conversaciones con tus contactos y replicando cada uno de los mensajes que emitas a cualquier parte del planeta.

Facebook es una de las redes sociales en las que no puedes dejar de participar. Alcanzó más de 900 millones de usuarios en el mundo desde su creación en 2004 hasta mayo de 2012. Es muy amplio el público al que se puede llegar y existen distintas formas de hacerlo. En este post, vamos a recomendarte algunos tips sobre qué hacer y qué no hacer para mejorar la interacción con tu audiencia y que tu mensaje llegue al público que buscas.

 

Al momento de registrarte, Facebook te permite generar perfiles de distintas maneras según el tipo de usuario que seas, por eso es necesario que analices qué formato se adapta mejor a tu evento:

  • Individual: Podés registrarte a la red social como usuario. Vas a necesitar estar aquí para luego poder ser creador/a, administrador/a o coordinador/a del resto de las opciones que mencionamos a continuación.
  • Fan Page: Si eres una empresa, marca, institución, etc. En este caso si vas a organizar diferentes ediciones de uno o varios eventos te conviene tener esta opción para poder tener tus eventos unificados en el mismo lugar a través del tiempo.
  • Grupos: Si quieres armar un grupo vinculado a la temática de tu evento, puede servirte para nuclearlos aquí por afinidad, y así poder mandar mensajes sobre las novedades.

También, en Facebook, se puede crear un evento y poder difundirlo entre tus contactos.

 

Qué hacer:

  • Armar un plan y estrategia de las comunicaciones y mensajes que vas a publicar (cinco mensajes distribuidos durante el día es un buen número para estar presente sin ser cargoso)
  • Generar contenido original e interesante apuntando al público que deseas atraer hacia tus eventos y las actividades que realizas. Pudiendo agregar hipervínculos hacia tu propio sitio web o blog
  • Editar tus contactos segmentándolos por listas para compartir con ellos mensajes que estén dirigidos a ellos
  • Participa en otras páginas y grupos generando contenido útil y de interés

 

Qué no hacer:

  • Etiquetar a distintos usuarios en tus imágenes y mensajes: Es una costumbre que suele irritar a la mayor parte de los usuarios generando una mala imagen y hasta el bloqueo de tus actualizaciones en los muros de tus contactos.
  • Invitar indiscriminadamente al grupo que armaste
  • Copiar los mails de tus contactos y enviarles spam por fuera de la red
  • Enviar demasiados mensajes acerca de tu evento
  • Ser monotemático, repetir un único mensaje publicándolo en distintos momentos del día

 

Mi evento y Google+

Google Plus es la red social más joven que pertenece a una de las empresas más exitosas en internet. Luego de algunos productos que habían lanzado con anterioridad como buzz o google wave, decidieron lanzar Google+ cerrando los anteriores, y logrando condensar distintos proyectos en los que venían trabajando.

Si bien, todavía no es una red en la que los internautas pasan mucho tiempo, la empresa está incluyendo diferentes aplicaciones interesantes para lograr captar cada vez más la atención del público al que apuntan.

En este post vamos a dar nuestro punto de vista sobre los usos que puedes darle a Google+ si estás organizando un evento.

 

Para la difusión, es un canal más para promocionar tu evento y podés hacerlo creando un evento, como en facebook  incluyendo la fecha, el lugar y pudiendo invitar a la gente que tenés dentro de tus círculos. Los participantes pueden chequear su calendario (de google calendar) y revisar si pueden asistir y agendárselo.

 

Para la cobertura, Google+ ofrece un espacio que puede resultar cómo aplicar durante tu evento. Es la posibilidad de que todos los participantes puedan compartir en tiempo real las fotos que van sacando durante el evento y se publiquen en un sólo lugar. Sirve para que al finalizar, esté documentado en la nube los diferentes espacios del evento. Claro que a veces sucede que los organizadores contratan un fotógrafo oficial y por este motivo se prohíbe sacar fotos, pero es una tendencia el permitir que los asistentes tomen fotografías y las compartan en las redes sociales mientras se desarrolla el evento. Esto también se puede hacer en Facebook y Twitter, pero da la sensación de que puede quedar más organizado para los coordinadores.

 

Para gestionar reuniones online, los “Hangouts” o “Quedadas”, pueden servirte y mucho. Ya sea para la etapa de la planificación en la que deberás realizar reuniones diversas. Puedes aprovechar y organizarlas vía internet ya que se pueden hacer conferencias online con hasta 9 terminales de computadora o dispositivos móviles en simultáneo, y así ahorrar tiempo para el traslado hacia un lugar determinado. Cada vez se están integrando más aplicaciones con este servicio como youtube o los docs (procesador de texto, hojas de cálculo o presentación de diapositivas).

Los Hangouts también pueden servirte para transmitir eventos, ya está disponible la versión Google+ stream para algunos usuarios y se irán sumando. Este servicio permite la retransmisión de tu encuentro en vivo y además queda guardado directamente en youtube, es un servicio muy similar a los que te contamos en este otro post.

 

 

Mi evento y LinkedIn

Como venimos publicando en otros posts, las redes sociales pueden ser una herramienta muy ventajosa y eficiente para complementar algunas de las tareas vinculadas a los objetivos de tu evento. Te pueden acercar a tu audiencia, te ayudan a poder replicar un mensaje y a conversar acerca de las inquietudes y consultas que puedan llegar a tener los interesados en participar.

Cada una de ellas tiene sus características y, como organizador podés sacarles provecho. En este artículo te vamos a contar algunos tips sobre el uso de la red social de profesionales LinkedIn, para usarla como apoyo en la gestión de tu evento.

Para registrarte a la red, tenés que completar con tus datos como en un curriculum vitae y por este motivo se ha convertido en una de las fuentes de búsqueda laboral más importantes. Como para muchos eventos, es necesaria la contratación de personal temporario, podés aprovechar esta red para la selección de personal de tu evento.

 

En caso que estés organizando conferencias o paneles, LinkedIn puede acercarte a posibles oradores que sean especialistas o expertos en algún aspecto dentro de la temática del evento, como así también difundir las diversas actividades entre tus contactos y en los diferentes grupos en los que participes.

 

Además, podés crear un evento con la aplicación “LinkedIn Eventos” e invitar a tus contactos y a los miembros de tus grupos. Esta herramienta, una vez activada, te permite conocer distintos eventos relacionados con tu red de contactos.

 

Cómo añadir tu evento en la red:

  1. Dirígete al menú Más en la parte superior de tu página de inicio y selecciona Events.
  2. Haz clic en la pestaña Add an Event (Añadir un evento).
  3. Introduce la información que tengas sobre el evento.
  4. Si quieres que el evento aparezca en tu perfil, haz clic en I’m attending (Asistiré) y luego en Attendee (Asistente)Presenter (Presentador), o Exhibitor (Expositor).
  5. Pulsa sobre Publish Event (Publicar evento). Tus contactos recibirán una actualización de la red si indicas que asistirás al evento.

 

LinkedIn también hizo un convenio con twitter, por lo que si también tenés cuenta en esa red, podrás actualizar mensajes de estado de manera conjunta

Te recomendamos, que leas también los tips sobre qué hacer y qué no hacer en Facebook, ya que también se aplican para las diferentes redes sociales.

 

Publicar mi evento en la web

La difusión es una de las tareas más importantes a realizar durante la etapa del pre-evento. Por este motivo, es necesario invertir tiempo y recursos para el armado de una estrategia correcta que permitirá llegar a tu público potencial.

Los eventos de todas las temáticas, con la llegada de Internet de manera masiva, se vieron beneficiados en lo que respecta a la posibilidad de comunicar sus actividades, ya que encontraron un nuevo canal para acercarse a su audiencia.

Hoy en día, “estar en la web” tiene que ser uno de los objetivos al momento de pensar una estrategia de difusión y para esto existen una serie de herramientas pagas y gratuitas que permiten publicar tu mensaje.

 

¿Pero, cómo hacer para estar?

Si cuentas con recursos económicos, probablemente contrates a una serie de expertos (en marketing online, SEO, etc) para que te asesoren y se hagan cargo de la planificación y ejecución de la estrategia, pero sabemos que existen muchos organizadores de eventos de menor magnitud que tienen las mismas necesidades de difusión, pero no cuentan con presupuesto para contratar una agencia como proveedora.

A continuación, vamos a orientarte con algunas acciones que puedes aprovechar para promocionar tu evento en la web:

  • Crea un sitio web o blog con toda la información general del evento. Algunos servicios gratuitos para armar un blog son blogger y wordpress. Es muy simple e intuitivo el armado, y las plantillas que puedes usar son cada vez más parecidas a un sitio armado a medida, ya que cada vez te permiten más opciones para personalizar. Estas plataformas alojarse en tu propio dominio (.com, .org, etc.). En Argentina los .com.ar y .org.ar son gratuitos y se tramitan online en http://nic.ar.
  • Apunta a actualizarlo periódicamente (como mínimo dos veces por semana), transformándolo en un sitio dinámico en el cual los posibles visitantes encuentren novedades cuando ingresan. Esta acción permitirá también ayudar a mejorar el posicionamiento en los buscadores. Podés ir informando oradores confirmados, temas a tratar, las distintas actividades, información de fechas límite, formas de inscripción, etc.).
  • Instala aplicaciones que permitan la inclusión de tu evento en las redes sociales (Facebook, Twitter, Linkedin,Youtube, FlickRPinterest, etc.)
  • Brinda la posibilidad de suscripción a los visitantes, para que puedan recibir las actualizaciones del sitio en sus e-mails (Feedburner es un servicio gratuito que lo permite)
  • Participa activamente en comunidades donde se encuentren usuarios afines a la temática de tu evento. Podés encontrar muchas de ellas dentro de las redes sociales.
  •  Publica tu evento en los calendarios de otros sitios, como ser de instituciones afines a tu evento, o en la ciudad en donde se realiza la actividad.
  • Armar videos y/o un podcast como avance de lo que se podrá ver en tu evento. Si existen versiones anteriores de tu evento podés armar un compilado.

 

Difusión tradicional de tu evento

Como hemos dicho anteriormente, la difusión de un evento es esencial para alcanzar la convocatoria deseada.

Las redes sociales y las nuevas herramientas en la web permiten reducir muchos costos y tiempos, pudiendo lograr la cantidad de asistentes esperada para tu evento. Pero esto sucede si tu público las maneja y recibe los mensajes que les envías, y no siempre sucede, ya que no todos aún las conocen.

Por este motivo, para complementar al uso de estas herramientas, en este artículo comentaremos dos opciones de difusión más tradicionales, que, dependiendo de tu base de datos y los contactos que puedas generar, vas a poder implementarlas de una forma eficiente:

  • Correo directo
  • Participación en eventos previos

Si ya contás con una base de datos completa y el tiempo y tu presupuesto lo permiten, el envío de información a los domicilios de los potenciales asistentes, puede ser el método de difusión que genere mayor respuesta y posteriormente, mayor cantidad de inscriptos.

Algunos tips para tener en cuenta a la hora de enviar un anuncio de tu evento:

  1. Solicita respuesta a tu envío y adjunta un formulario para actualizar los datos.
  2. Envía información de tu evento con los temas que se van a desarrollan y los oradores confirmados, ofreciendo descuentos por inscripción temprana por ejemplo.
  3. Envía el anuncio con el tiempo suficiente para que los destinatarios lo puedan recibir, leer, responder y posteriormente realizar consultas para participar en el evento. (los tiempos varían desde 1 o 2 años de anticipación para eventos internacionales, hasta 2 meses de anticipación para eventos nacionales).

Otra manera para que tu evento tenga presencia desde la etapa de planificación, es la participación en eventos previos vinculados a la temática de tu evento. En muchas reuniones, existe un sector institucional, en el que se les brinda espacio a asociaciones, fundaciones y organizaciones de próximos eventos.

¿Qué información se puede ofrecer y solicitar en este espacio? Es importante que el espacio tenga un cartel que indique el nombre del evento. Las gráficas arman unos porta-banner que son bastante prácticos para trasladar.

Además, en el espacio se puede ofrecer folletería y merchandising (lapiceras, anotadores, pines, stickers, etc.) y además, contar con formularios para que la gente complete con sus datos y pueda recibir actualizaciones con la información del evento.

 

 

DESPUÉS DEL EVENTO

Una vez finalizado el evento, el ritmo de trabajo y la adrenalina de los implicados en él descienden, pero no por eso terminan todas las tareas. Todavía queda mucho por hacer: Llega el momento de evaluar todas las áreas y ver qué funcionó correctamente y cuáles fueron los puntos flojos.

Es muy importante que esta  evaluación se realice durante la semana posterior al finalizar el evento, ya que todavía está fresco en la cabeza de los participantes, ya sean internos o externos.

Esta evaluación, permitirá a los organizadores saber con más exactitud los resultados obtenidos, y funcionará como punto de partida para futuros eventos de igual o mayor magnitud. La  preparación de un informe final que incluya datos cualitativos y cuantitativos acerca de distintos sectores del evento va a permitir analizar si los objetivos pre-establecidos se cumplieron o no.

 

En relación a los participantes externos, que serían los asistentes, coordinadores, oradores y patrocinadores, van a ayudar a tu evaluación, compartiendo su opinión acerca de diferentes aspectos del evento (como por ejemplo la calidad de las charlas, el manejo de los tiempos y de los espacios). La herramienta ideal para esto es la encuesta.

 

También puede ayudar mucho la opinión del público interno (como el personal o los proveedores) para conocer a nivel operativo las fortalezas y debilidades de lo sucedido durante él o los días del encuentro.  Hacer una reunión de cierre y de crítica puede ser muy útil. Algunas preguntas clave para incluir en estas reuniones son: ¿qué problemas se presentaron? ¿Cómo fueron resueltos? ¿Se sintieron cómodos con todo el personal?

 

El informe final debe ser un reflejo de todo lo que significó el evento

¿Qué podés incluir en ese informe?:

  • Cantidad de inscriptos segmentados por: países, edades, sexo y profesiones
  • Número de patrocinadores y en qué participó cada uno (exposición paralela, colaboración con las necesidades del evento)
  • Autoridades participantes del acto de apertura y extracciones de los discursos.
  • Nómina de disertantes y el título de sus participaciones
  • Cantidad de actividades clasificadas por su modalidad
  • Si fuera relevante: cantidad de periodistas acreditados, clippings de prensa
  • Actividades sociales y espectáculos
  • Opiniones y evaluación de los participantes
  • Otros datos de interés a incluir pueden ser:
  • Resumen de cantidad de visitas mensuales al sitio web durante los meses previos del evento y cantidad de newsletters enviados.
  • Lugares donde se realizó la promoción y difusión del evento y cómo se hizo (stand, envío de folletos o merchandising)
  • Cantidad de material de promoción realizado (impresión de folletos y materiales promocionales)
  • Cantidad de becas otorgadas (si las hubo)
  • Cantidad y tipos de auspicios otorgados

 

Además, el balance contable final va a reflejar cuál es el resultado con respecto a lo económico. Esto va a complementar a la información que enumeramos anteriormente.

 

 

Los Medios Impresos en las Campañas Publicitarias

Los expertos en campañas publicitarias siempre quieren dar a conocer sus ideas a su público objetivo (entiéndase en producto y/o servicio), ya sea para el bienestar social, económico o ambas situaciones. Cuando el objetivo de las campañas es proporcionar información que oriente al individuo y genere opinión pública se requiere de toda una estrategia de medios, con el único objetivo de lograr un mayor éxito.

 

Desde un ángulo mercadológico, la idea de los medios impresos es su capacidad de dirigirse selectivamente a determinadas audiencias y lograr la máxima exposición del producto. Hay que recordar que cada periódico y revista mantienen un perfil de lector, es decir que los leen sectores determinados de la sociedad, originándose un determinado público consumidor.

 

Pues bien, una vez realizada la planeación estratégica de marketing del producto o servicio, de publicidad y de medios, el anunciante se ocupará de los detalles tácticos de programar y compartir tiempo en la radio y en la televisión, así como de espacio en las revistas y periódicos. Es aquí donde de invierte la mayor parte del presupuesto publicitario: en colocar los anuncios en los medios.

 

¿Quién es el comprador de medios?

Es la persona indicada de negociar con los medios así como de contratarlos. Por lo regular se especializan en un solo medio (medios impresos, spots de TV o spots de radio). El comprador de medios necesita muchos conocimientos y habilidades para tener éxito en su labor, como conocer a fondo los medios impresos disponibles y la terminología que se usa en el área. Necesita saber cómo se clasifican las revistas y periódicos, las posibilidades publicitarias de cada uno, las ventajas y desventajas de los medios impresos. Y por si fuera poco, debe estar familiarizado con las nuevas tecnologías que utilizan los medios. Asimismo, debe saber comprar espacios en revistas y en periódicos, debe saber analizar la circulación, leer los tabuladores, dónde conseguir información confiable, calcular y negociar las compras más eficientes.

 

Los compradores de medios deben estar informados de las todas las posibilidades creativas que las revistas les ofrecen a los anunciantes gracias a sus características. Como páginas sin margen, cubiertas, inserciones, páginas dobles, o múltiples y tamaños especiales como medias páginas, islas compartidas, medias páginas horizontales contrapuestas, medias verticales que rebasan el margen interior, tablero de ajedrez frente a un anuncio, medias páginas horizontales escalonadas y mitades exteriores de un desplegado, entre otros.

 

Uno de los aspectos importantes a considerar hoy en día en la publicidad es la llegada de las revistas con contenido especializado. Las clasificaciones generales basadas en el contenido son revistas del consumidor, revistas agrícolas y revistas de negocios. A su vez estas revistas pueden dividirse en cientos de categorías. Una revista también puede clasificarse en local, regional o nacional.

 

Por otro lado se encuentran los periódicos, ya que todos estamos familiarizados con los diarios, desde el local hasta el de circulación nacional. Los diarios cumplen una gama de segmentos demográficos y ofrecen a los anunciantes uno de los medios más oportunos para comunicar noticias e información de actualidad.

 

El periódico se publica en una edición matutina o vespertina al menos cinco veces a la semana. Las ediciones matutinas suelen tener mayor circulación geográfica y más lectores.

 

Hay dos formas básicas, el tamaño estándar y el tabloide. El periódico estándar mide unas 22 pulgadas de altura y 13 de ancho; se divide en seis columnas. El tabloide generalmente tiene 14 pulgadas de alto y 11 de ancho.

 

Algunos periódicos se dirigen a audiencias que tienen intereses especiales (finanzas, deportes, política, espectáculos, tecnología y sociales, entre otros), suceso que no pasa inadvertido por los anunciantes.

 

Las principales clasificaciones de la publicidad en los periódicos son publicidad en desplegado, publicidad clasificada, noticias públicas e inserciones pre-impresas.

 

Para el comprador de medios es indispensable conocer las características de los lectores del periódico, tales como: promedio de edad, sexo, ocupación, ingresos, escolaridad y hábitos de compra.

 

Muchos periódicos cobran tarifas fijas, es decir, no otorgan descuentos. Los que ofrecen descuento por volumen tienen una tarifa abierta y tarifas contractuales, que permiten a los anunciantes locales descuentos hasta 70% si firman un contrato de compras frecuentes o de grandes espacios. Los descuentos por mayor espacio ofrecen a los anunciantes tarifas decrecientes cuando usan más pulgadas. Los anunciantes consiguen descuentos por frecuencia cuando publican anuncios varias veces en determinado periodo. También obtienen a veces tarifas ganadas, o sea un descuento que se aplica retroactivamente conforme aumente el volumen de publicidad durante el año.

 

Así que ya lo sabe, antes de lanzar el producto y/o servicio no debe olvidar que el primer paso es analizar la eficacia de una publicación, el cual consiste en determinar su audiencia clave.

 

 

Comunicación

Acciones visuales, sonoras, audiovisuales y especiales más usuales en Hotelería y Turismo para los distintos tipos de públicos             

Trabajo realizado en clase por grupos donde se debe realizar un presupuesto de comunicación para el Hotel que vienen trabajando en sus trabajos prácticos utilizando una acción (visual – sonora – audiovisual – especial) para llegar al público que desean captar para su evento.

 

La comunicación visual es un proceso de elaboración, difusión y recepción de mensajes visuales. En ella influyen: el emisor, el receptor, el mensaje, el código, el medio o canal y el referente. Es un medio de trasmisión de mensajes estructurados.

Cuando hablamos de comunicación visual no podemos limitarnos a un único tema, ya que el concepto comunicación visual puede ser tratado desde varias perspectivas.

En este proceso intervienen los siguientes conceptos clave:

  • Emisor: quien emite el mensaje.
  • Receptor: quien recibe el mensaje.
  • Mensaje: lo que se trasmite.
  • Código: conjunto de normas y procedimientos que relacionan significantes con significados
  • Canal: soporte a través del cual se trasmite el mensaje (periódicos, tv, cine…).

 

Funciones de la comunicación visual.

  • Función expresiva o emotiva: Tienen como objetivo transmitir emociones. Se trata de imágenes utilizadas con finalidad sentimental.
  • Función cognitiva, apelativa o exhortativa: Es aquella relacionada con la persuasión, cuyo objetivo es convencer. Los mensajes publicitarios son los usuarios por excelencia de esta función.
  • Función referencial o informativa: Son imágenes cuyo objetivo es informar. Su función es ilustrar un texto o una noticia. Su uso es acusado en libros de texto o prensa, así como también en señales de tráfico.
  • Función poética o estética: Consiste en aquella imagen que busca la belleza con sentido artístico, estético. Son imágenes que valen en sí mismas.
  • Función fática: Se trata de aquella que tiene como objetivo llamar la atención. Es muy frecuente en el uso de contrastes, en los tamaños y al igual que la conativa es muy utilizada en los mensajes publicitarios.
  • Función metalingüística: Es aquella función que se refiere al código, se ha de conocer el código para otorgarle un significado.
  • Función descriptiva: Ofrece información detallada y objetiva sobre aquello que representa (dibujos científicos, mapas).

 

Otros elementos

El resto de elementos que influyen en este proceso comunicativo son el campo comunicativo, la marca, el signo y el símbolo.

El campo

El campo de la comunicación visual es aquel que abarca este tipo de comunicación, podremos agruparlo en tres secciones temáticas:

  • Dibujo, pintura, escultura, tatuajes, moda.
  • Diseño gráfico, industrial, urbanístico, publicitario.
  • Teatro, danza, cine, tv, signos, textos, sonido con imágenes.

La marca

La marca es una señal, un rasgo distintivo que forma parte de un mensaje visual de afirmación, de aviso o de diferenciación.

  • Huellas, tatuajes, piercing, firma, sellos, marcas comerciales…
  • Marcar en una prenda con nuestro nombre.
  • Adornar nuestra indumentaria es marca de nuestra identidad.
  • El uniforme de cada equipo deportivo.
  • El sello distintivo que llevan los animales de ganaderías.

El signo

Los signos son las imágenes que transmiten una indicación, una orden o una prohibición. La forma de estas imagen-signo o pictograma deben ser simples y claras, porque su finalidad es transmitir una información con la máxima rapidez.

Ejemplos:

  • Los gestos de nuestro rostro (tristeza, felicidad, desengaño…).
  • Una mano levantada en gesto amenazante.
  • Un dedo en los labios para indicar silencio.
  • El lenguaje de los sordos.
  • Los logotipos indicativos: aeropuerto, transporte público, señales.
  • Los signos-letras de cada escritura.

El símbolo

Por último, el símbolo, que designa la imagen que representa una idea, un recuerdo o un sentimiento. Cada cultura utiliza imágenes diversas a las que otorga valor de símbolo, y define estos valores según sus creencias, gustos y costumbres. Ejemplos:

  • Una cruz roja símbolo de ambulancia, ayuda médica; en los países árabes es una media luna verde.
  • El crucifijo cristiano, la media luna musulmana, y la estrella de David Judía
  • El negro; luto, amarillo; ánimo, el verde; esperanza y el rojo; pasión. En otros países el blanco es el color del luto
  • Las banderas de cada país
  • Paloma – paz
  • Monumentos-símbolos. En Madrid el monumento al 11 M, los monumentos de batallas como arcos de triunfo, obeliscos…

 

La comunicación sonora es el sistema de comunicación específico en que la transmisión del mensaje se realiza a través de onda sonora o señales acústicas inteligibles para el ser humano.

El lenguaje sonoro lo articulan 4 elementos:

  1. La palabra, voz humana. En el lenguaje sonoro es más importante el tono (connotación) que el significado de la palabra (denotación).Una buena voz comunicadora debe ser, dentro de lo posible: clara, diferenciada, bien timbrada y, sobre todo, inteligible.
  2. La música. Dentro de la expresión sonora, la música puede ejercer varios roles. Puede ser el propio objeto de la comunicación, puede reforzar otros mensajes y puede cumplir la función de los signos de puntuación (En la radio, son frecuentes las ráfagas, golpes musicales, etc.). En función del papel que desempeña la música en el lenguaje sonoro, podemos encontrar tres tipos de música: objetiva, subjetiva, descriptiva. (No hay que perder de vista que, una misma composición musical, dependiendo del mensaje final, puede realizar cualquiera de los tres roles).
  3. Los ruidos, el sonido ambiente o efectos sonoros.

En el ámbito de la expresión sonora, se define como ruido todo sonido no deseado que interfiere en la comunicación entre las personas

  1. Los silencios. Silencio es ausencia de sonido, ya sea palabra, música o ruido. El silencio puede ser consecuencia de un error, pero, comúnmente, en la expresión sonora, el silencio sirve de pausa reflexiva tras una comunicación, para ayudar a valorar el mensaje. Más allá, el silencio puede utilizarse con una intencionalidad dramática, puesto que el silencio revaloriza los sonidos anteriores y posteriores. Ante esto, podemos establecer que el silencio puede ser: Silencio objetivo y silencio subjetivo

 

La comunicación audiovisual es el proceso mediante el cual hay un intercambio de mensajes a través de un sistema sonoro y/o visual.

Es un lenguaje múltiple con una gran diversidad de códigos constituyentes, que pueden ser analizados tanto por separado como en conjunto. La mediación tecnológica es un elemento indispensable en este tipo de comunicación.

Los sistemas de comunicación audiovisual tradicionales son la radio, cine y la televisión. Actualmente se han consolidado nuevos sistemas de comunicación audiovisual, como Internet o los video juegos, que ya empiezan a estudiarse y a denominarse como tales.

 

Influencia social

La comunicación audiovisual está presente en cada aspecto de la vida cotidiana. En esta  Sociedad de la Información la imagen y el sonido son los vehículos a través de los cuales se recrea una realidad o una ficción, sin embargo, los medios de comunicación legitimados (radio, prensa y TV, principalmente), a través de sus noticiarios han dado la sensación de que todo aquello que transmiten tiene estatus de verídico.

Es verdad que hay un anclaje entre la comunicación y la realidad. Por ejemplo, cuando se toma una fotografía de una montaña se sabe, por el valor icónico de la fotografía, que está representando un objeto de la naturaleza. Sin embargo, se trata solamente de una representación y nunca de la montaña misma.

Este mismo proceso sucede cuando se trata de incluir más códigos, por ejemplo, un video, en el cual se pueden tomar diversos aspectos de la misma, e incluso a personas realizando actividades en ella. Cuando esto sucede, el poder de la iconocidad es reforzado debido a que hay mayor anclaje hacia la realidad fuente (la montaña capturada por la cámara).

A pesar de los referentes que proporciona la comunicación audiovisual, ésta no puede ser, como afirma Jean Baudrillard -hablando de la televisión-, más que una maqueta de representación de la realidad. Esto indica que al ver una imagen en una fotografía, una grabación en audio, un reportaje en televisión, etc. deberíamos recordar que es solo una re-creación de una realidad y no la realidad misma. Un medio técnico de soporte audiovisual no puede, por su misma naturaleza de mediador, ser la propia realidad.

La experiencia y la comprensión del receptor dependen del uso que el emisor pueda hacer de ese instrumento comunicativo.

 

 

Papelería

Diseño de isotipos y logotipos y distintos formularios.

Material de promoción y ventas.

Este punto lo vimos a través de diferentes proyecciones en el Aula de Multimedia y el mismo deberá ser aplicado en el Trabajo Práctico N° 5

 

Se utiliza la palabra logo como vulgarismo para designar todo un amplio espectro de conceptos que realmente significan cosas diferentes, pero que preferimos aunar bajo esta denominación ya que supone un término accesible y entendible para la gran variedad de lectores. Sin embargo, es muy recomendable que seamos conscientes de los verdaderos significados de las palabras que leemos ya que esto nos ayudará a entender mejor las acciones reales que las empresas realizan en torno a sus identidades. No es lo mismo que una empresa cambie de logotipo que de imagen corporativa.

 

Veamos los distintos términos uno a uno:

Logotipo o logo:

Este término, a pesar de ser el más común, suele ser el peor utilizado, ya que a menudo es confundido con términos como marca o imagotipo. Realmente sólo sería apropiado hablar de logotipo cuando nos refiramos a formaciones de palabras. Logo significa palabra. Por tanto, no son logotipos todos aquellos identificativos formados por símbolos o iconos junto al texto, sólo aquellos que se limiten a la mera tipografía.

Isotipo:

 

El isotipo se refiere a esta parte simbólica o icónica de las marcas. En branding, hablamos de isotipo cuando reconocemos la marca sin necesidad de acompañarla de ningún texto. Etimológicamente “iso” significa “igual”, es decir, se intenta equiparar un icono a algún aspecto de la realidad. Isotipo sería únicamente un símbolo, y además éste sería entendible por sí mismo.

Imagotipo:

 

Un imagotipo es un conjunto icónico-textual en el que texto y símbolo se encuentran claramente diferenciados e incluso pueden funcionar por separado.

Isologo:

 

En este caso, el texto y el icono se encuentran fundidos en un solo elemento. Son partes indivisibles de un todo y sólo funcionan juntos.

Y repasemos un poco otros conceptos:

Imagen Corporativa:

La imagen corporativa se refiere a los aspectos de posicionamiento y percepción que poseen los consumidores con respecto a una empresa. Cómo se proyecta la empresa, qué valores se le atribuyen, qué perciben los usuarios, que sensaciones evoca…

 

Identidad Corporativa:

Se trata de la manifestación física de la imagen corporativa. La denominación completa sería Identidad Visual Corporativa, pero nos solemos referir a ella simplemente con el término Identidad Corporativa. Engloba todos los aspectos visuales de la identidad de una organización: papelería, vehículos, señalética…

 

Marca:

Este término es mucho más global y recoge todos los aspectos que definen a una compañía, aspectos físicos y abstractos: filosofía, personalidad, comunicación, tono de voz, logotipo, look & feel, papelería…

 

 

Descubrir marcas – Juego Logo Quiz

http://www.juegosipo.com/Juego-Logo-Quiz/Jugar.html

 

 

Logos

Evolución de 30 logos famosos

http://www.jacovox.com/2009/08/evolucion-de-30-logos-famosos/

 

Imágenes de la evolución de logos corporativos

https://www.google.com.ar/search?q=evolucion+logos+corporativos&hl=es&rlz=1C1CHMO_esAR497AR497&prmd=imvns&tbm=isch&tbo=u&source=univ&sa=X&ei=vdKNUMXaK4qA9gS38IG4DQ&ved=0CDgQsAQ&biw=1600&bih=785&sei=1NKNUNOjIJSe9QTWroHwDw

 

Mensajes ocultos en logos famosos

http://www.jacovox.com/2009/07/mensajes-ocultos-en-logos-famosos/

 

Lenguaje oculto de las marcas

http://actualtecno.com/2012/05/significado-de-los-principales-logotipos-infografia/

 

 

Publicidades

Publicidades Década del ’80 y otras que quedaron en el recuerdo

http://www.youtube.com/watch?v=9JUPi3IEvp8&feature=related

http://www.youtube.com/watch?v=3TJABBYIKfg&feature=BFa&list=PL2C9F56BC63400974

http://www.youtube.com/watch?v=G9IQw7lS7tA&feature=BFa&list=PLA59F0F39DD7BF8B0

http://www.youtube.com/watch?v=j1c-XNPKmD0&feature=BFa&list=PL3BFE258170030D54

http://www.youtube.com/watch?v=yz_kMH1WLXg&feature=BFa&list=PLA59F0F39DD7BF8B0

 

 

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA

ü  EcuRed – Conocimiento con todos y para todos

ü  Burson-Marsteller- http://latam.bm.com/quienes_somos/Pages/Default.aspx

ü  Ciencias de la Comunicación – Blog

ü  Trabajo de Eduardo Fernández publicado en www.monografias.com

ü  Wikipedia (La Enciclopedia Libre) – definiciones varias

ü  Artículo de Maria Olivia Vicari sobre Organización de Eventos

ü  Eventioz Argentina – Blog

ü  Trabajo del Lic. Alfredo de la Cruz González

ü  Youtube – copilado de publicidades para descubrir la evolución en los últimos 30 años

ü  Portal sobre identidad corporativa – definiciones y ejemplos varios

 

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