Ordenes de evento.

¿Que son, quien las elabora. Información que debe contener?

Las ordenes de evento o B.O ( banquet orders) son el formulario  formal de pedido de un banquete que se distribuye entre los diferentes departamentos  que participarán del evento, son elaboradas por el departamento de catering o ventas.

En éstas se deberá detallar con precisión los pedidos del cliente e irá dividida por área involucrada, es una orden de trabajo detallada por área.

La información que contenga será la clave del éxito del evento, con estas órdenes cada departamento podrá organizarse y prever anticipadamente que necesitará para llevarla a cabo.

El formato de las órdenes de evento variaría de acuerdo al hotel.

Además de los B.O. será importantísimo que se realice una reunión semanal con los jefes o gtes de áreas de ayb,, ventas y sectores involucrados en los diferentes eventos  donde se revisen los eventos que habrá en la semana para que cada área tenga toda la información sobre los banquetes  a realizarse, de esta manera tendremos mas chance de que los eventos sean un éxito.

 Información que deberá contener

 Sectores involucrados y distribución de órdenes

Los sectores involucrados serán ventas- catering: son quienes contactarán al cliente y venderán el evento; alimentos y bebidas, quien será responsable  de la cotización, del servicio, de la comida y las bebidas, del montaje del salón; ama de llaves será responsable de la limpieza y mantenimiento del salón, los baños y las áreas donde circulen los clientes y la limpieza de las habitaciones en caso que se alojaran en el hotel; seguridad será responsable de la seguridad de los participantes y las áreas; portería serán la primera cara visible del hotel ante los participantes; recepción de brindar información y en caso que se alojen en el hotel serán quienes realicen los check in, check out, asignación de habitaciones, control de maletas y su distribución; mantenimiento, será responsable de controlar el buen funcionamiento de luces en los salones, el sistema de aire y de resolver cualquier imprevisto que requiera reparación técnica.

Ventas-catering deberá  generar las órdenes de eventos y distribuirlas a las áreas.

Serán el contacto entre  el cliente y la empresa.

Ventas-catering deberá coordinar una reunión previa al evento donde participarán los responsables de las áreas involucradas en el evento para definir y establecer secuencia del evento, esta reunión es muy importante ya que los encargados tendrán la oportunidad de conocer al cliente y sacarse las dudas que podría haber. Es probable que en esta reunión se haga la degustación de los platos que se servirán en el evento así como una muestra del montaje de la mesa.

 Cambio y modificaciones en los eventos

Cada cambio que se produzca previo al evento deberá ir cotejado con una nueva orden de evento donde deberá aparecer en el encabezado Modificación Orden evento, es muy importante que se repita el número de orden de evento a la que se está haciendo referencia.

Se deberá proceder a su distribución para que todas las áreas involucradas estén informadas sobre los cambios.

 Empresas tercia rizadas.

Empresas tercia rizadas son las empresas a quienes el hotel les contrate los servicios que éste necesite para llevar a cabo el evento dado que no cuenta con ellos internamente.

Detallo algunos servicios que se tercia rizan en hotelería para los eventos:

–          arreglos florales

–          audio e iluminación

–          baños químicos (en caso que el evento sea fuera de la propiedad y al aire libre)

–          músicos

–          alquiler de sillas, vajilla, cristalería ( cuando el evento excede la cantidad de  material que tiene el hotel)

–          carpas o contratación de salones

 Convenios

Con algunas empresas tercia rizadas el hotel tendrá convenios como por ejemplo con las empresas de audio e iluminación ya que son quienes nos proveerán el material para poder realizar eventos como congresos, ferias, donde se necesitará de micrófonos, pantallas, proyectores, etc. Estas empresas muchas veces son quienes además brindan al hotel servicio de música ambiental para los diferentes outlets.

El hotel ofrecerá los servicios de las empresas con las cuales tienen convenios y éstas le darán una comisión por la venta de los servicios que realicen en el hotel.

Podríamos definir las funciones de esta área como los que sirven a quienes dan servicio.

Esta área que pertenece al departamento de alimentos y bebidas es clave en la organización de eventos ya que son los responsables del montaje de los salones (mesas, sillas, tarimas, etc) así como también de la distribución del equipo (vajilla, cristalería, cubiertos, ollas, anafes, cocinas, freezer, etc)

Este departamento es quien cuida y distribuye todo el equipo que utiliza el departamento de alimentos y bebidas en la operación de los centros de consumo como de los banquetes, así como también es quien realiza el lavado del equipo y la limpieza de cocina.

Deberán ser muy cuidadosos a la hora de transportar el equipo, llevarán controles de inventario mensual para controlar la pérdida de equipo para poder realizar las reposiciones del mismo con anticipación ya que de ellos depende que la operación de ayb lo haga con el equipo adecuado y necesario.

Habrá un gte de stewarding, quien reporta al gte de ayb, quién será el responsable del control del equipo y quién estará al tanto de las nuevas tendencias de material para cocina, salón y banquetes.

Recuerde que es tan importante en un banquete el recurso humano, como el equipo operativo ya que sin él será imposible realizar el servicio.

 Llevarán diferentes planillas para controlar el equipo:

–          planilla de salida de equipo (cuando el hotel realiza outside catering)

–          Planilla de control de roturas para cada outlet y cuantificada para saber que costo se generó por  las roturas

–          Planilla para pedido de equipo y material para banquetes

Serán los responsables del armado de cocinas, salón (mesas, sillas) previo al evento y de desarmar todo después del evento.

Durante el evento asistirán a los cocineros en el lineamiento de platos para que estos sirvan, como también recibirán de los mozos los platos y utensilios sucios que serán lavados en caso que el evento se realizara en el hotel y de guardar en cajas el equipo sucio para su posterior lavado en caso que el evento se realice fuera de la propiedad.

Una vez finalizado el evento se realizará el conteo del equipo para cuantificar las roturas.

Para el lavado de la vajilla, cristalería, cubiertos, ollas, cocinas utilizarán el producto adecuado para cada tipo de suciedad y superficie a limpiar.